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生産性が向上する「Job Aids」とは?

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おはようございます。noncore事務局の京田です。

皆さまは「Job Aids」という言葉をご存知ですか?
パフォーマンス向上において、数多くの書籍を執筆しているJoe Willmore氏が、生産性を劇的に向上させる方法として「Job Aids」を紹介しました。

働き方改革が叫ばれている昨今、非常に有効なツールです。

では、「Job Aids」とは具体的にどういったものなのでしょうか?
「Job Aids」とは、いわゆる作業手順書のようなもので、仕事を進める上でのチェックリストや簡単なステップや指示が記載されているシートを指します。

Joe氏は仮にその人にスキルがあっても、手順を間違えてパフォーマンスが落ちないようにするために「Job Aids」があるのだと言います。
ある調査によると「Job Aids」を活用することで、仕事に関して研修で学習させるよりも75%もスピードアップし、必要な研修の実施数そのものが減少したという結果も出たそうです。

Joe氏は「Job Aids」にはいろんな作り方があるとしながら、「Job Aids」のフォーマットには以下の10個の情報を記載することを推奨しています。

①リマインダー(Reminder):忘れてしまいそうな工程をどのように思い出すか
②競争相手(Match):誰と戦っているかを明確にする
③作業手順(Step):どのような段階を踏んで作業が進行するか
④チェックリスト(Checklist):タスクの抜け漏れを確認する表
⑤ワークシート(Worksheet):業務や学習に用いる書き込み形式の用紙
⑥フローチャート(Flowchart):仕事の流れや処理の手順を図式化したもの
⑦決定表(Decision table):ある問題について、考えられる条件と行動を表にまとめたもの
⑧トラブルシューティング(Troubleshooting diagram):トラブルが起きた際の対処法を図式化したもの
⑨日程表(Date array):いつ何をするかが明記されたスケジュールの一覧
⑩スクリプト(Script):特定のケースの際どのように受け答えするかを明記した原稿

 

単に業務の流れを記載したマニュアルというわけではなく、上記のような情報を「Job Aids」に記載することで、新しい業務を覚えることをスムーズに行うことが出来ると言います。
特に「Job Aids」は研修の対象人数が多い場合や、対象者がバラバラの箇所にいる場合に効果を発揮し、中には140%の費用対効果を出したケースもあるとしていました。

生産性を向上するための施策として紹介された「Job Aids」ですが、他のセッションでもその有用性は語られており、近年の人材開発の新しいキーワードと言える概念なのかもしれません。
研修を検討する前に、「Job Aids」を導入することで効率化できるものがないか、一度検討されてみてはいかがでしょうか。

 

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