noncoreコラム

煩雑になっていませんか?備品管理を効率化するコツとは

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おはようございます。noncore事務局の京田です。

なぜオフィス備品を管理する必要があるのか、そもそもの理由をあなたはご存知ですか?
まずは目的を把握しておくことが大切です。

1.無駄な出費を抑える

使用頻度が少なかったり高額な商品のストックは無駄になりやすく、管理が煩雑だとすでにある商品を購入してしまう可能性があります。
また、備品は法人税に直結するため、誤って計上すると申告にずれが生じる可能性があるので注意が必要です。
申告内容に誤りがあった場合、延滞税などを納める必要が出てきます。

2.業務効率の向上

オフィスの備品は従業員がシェアして使うものも多いです。
そのため、備品の所在がわからなくなることがあり、その備品を探し回ったりと時間を浪費する可能性があります。

では、オフィスの備品管理を正確に、かつ効率的におこなうためにはどのようなことを行えばよいのでしょうか。
8つのコツをご紹介します。

①購入から納品・管理までの流れをフロー化する
②物品管理に関するルールの構築する
③組織全体に周知する
④物品管理用の台帳を作成する
⑤管理ラベルを物品に貼付する
⑥備品の所在や使用者を明確にする
⑦定期的に備品の状態を確認する
⓼定期的に棚卸しを実施する

また備品の管理はシステムを使えば効率化が可能になります。
オフィス備品をデータとして効率的に管理できるようになります。
物品管理台帳と相互参照できる機能を利用すれば、位置情報・責任者・使用状況などを、一括で把握できますし、棚卸し作業のコスト削減も可能です。

実際に行うとなると面倒な作業も多く、先延ばしになりがちです。
ぜひnoncoreを活用して、効率化アップに繋げてみてはいかがでしょうか。

 

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