オフィス業務の外注

伝票の入力作業を“丸投げ”して業務改善!業務代行の事前準備と実例紹介

伝票入力_外注_ノンコア①

データ入力の作業は、業種・業界を問わず、多くのウエイトを占める社内業務です。

中でも伝票入力は、仕訳伝票、入金伝票、出金伝票、振替伝票、売上伝票、仕入伝票と、企業によって複数の種類を扱うことが多く、毎日膨大な作業を限られた人員で行うことには限界があります。

高額なシステムやクラウドサービスを導入し、社内のDXを推進するという企業も増えていますが、中小企業やフリーランスでは、そこまでの費用をかけることができないこともあるでしょう。

そこでオススメしたいのが、伝票入力のアウトソーシングです。高額な初期投資が不要で、会社の業務フローに即した対応を行い、さらにはミスなくスピーディー。業務の効率化と省人化によるコスト削減が実現できます。

伝票入力の事務代行はこうした企業に向いています

まず初めに、どういう経理体質を持つ企業が事務代行サービスに向いているのかを見ていきましょう。

①紙と手書きで伝票を管理している

今、AIとOCR(光学文字認識機能)の発達により、さまざまな伝票を読み取り、エクセルなどへの入力が自動で行われるようになってきました。

しかし多くの中小企業では、伝票が全て紙で管理されており、記帳も手書きや、エクセルへの入力なども担当者が行うところが大半です。

「まずはクラウドサービスの導入から」と考える経営者もいるかと思いますが、どんなクラウドサービスを導入しても、費用や項目ごとの仕訳作業などは結局担当者の仕事となり、期待しているほど業務負担を減らすことはできません。

伝票入力を事務代行した場合

社内でまとめた伝票を仕訳することなく、丸投げすることが可能です。

例えば何らかのシステムを導入する際は、従来の経理業務をデジタル化しなければならなかったり、慣れないシステムを習熟するまでにかなりの時間を要したりと、初期導入にはそれなりの負担が掛かります。

アウトソーシングでは従来通り紙の管理でも大丈夫です。

業務代行はシステム導入に比べ、高額な費用負担もなく、担当者がシステムの扱い方を覚える時間も不要で、現状の業務処理をそのまま別の人間が代行するので、すぐにでも導入が可能です。

②人件費の削減&社員欠員のリスクを抱えている

伝票入力や記帳作業は、経理担当者以外にも営業マンが行う場合もあります。

中小企業の営業マンは、日常の営業活動に加え、社内業務を営業活動後にプラスで行うケースが多く、残業して事務処理を行ったり、時には休日出勤をして業務を行うといった状況が多く見受けられます。こうした仕事が慢性化してしまうと、人件費はかさみ、経営を圧迫してしまします。

またシステムの導入に関しても、システムを使いこなしていた社員が休職や退職をしてしまえば、入力業務がストップし、新しい担当者に一から覚えてもらうための時間が必要となります。経理担当が一人しかいないという中小企業の場合は特にこのリスクは高く、もしものときの為の備えが必要です。

伝票入力を事務代行した場合

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、営業マンであれば営業に。各担当者が本来やるべき業務(コア業務)に注力することができます。残業代は減り、利益のアップが見込めます。

さらに月末や決算期など、いつも以上に人手が必要な時、また担当者の退職や予期せぬ病気や妊娠・出産などのライフイベントが発生しても問題ありません。

社員全員がリスクに怯えることなく安心して日常の業務に取り組むことができるのです。

③忙しくなると伝票処理のミスが増える

月末などで処理すべき伝票の量が多くなればなるほど、疲労によるタイプミスや見落としなどが増えてしまいます。一つミスが発覚すると、それだけで業務が滞り、精神的にもストレスを感じてしまうはずです。

また、打ち込んだ数字に間違いがあると、正確な売り上げや経費を把握できないという問題も起こりえます。人的ミスを防ぐには、業務効率を高め、個々のスタッフの業務負担を軽減することが必要です。

伝票入力を事務代行した場合

処理しなければいけない業務の量が増えても、その全てを外部に依頼することができるので、社員負担がかかりません。

ノンコアでは、経験豊富なスタッフが入力業務を担当し、しっかりとしたチェック体制を整えていますので、人的なミスも発生しません。

 

伝票入力の記帳代行を依頼する前に準備しておくこと

伝票入力_外注_ノンコア②

早速事務代行サービスを利用すると決めたら、どのように進めていけば良いのか、事前に社内で行っておくべき準備について確認していきましょう。大事なのは「業務の見える化」を行うことです。

①作業時間の把握

まず伝票入力の仕事に「どれだけの人が」「どれだけの時間をかけて」作業をしているのかを把握しましょう。

業務代行サービスは、時間単位で料金が決まる場合がほとんどです。「どのくらいの分量を、どこまで費用をかけてお願いすれば効率化を実現できるのか」を検討をするためにも、作業時間を把握することはとても重要です。

②作業方法の確認

会社では「どんな種類の伝票を扱っていて」「それらがどのタイミングで」「どのように記帳されているのか」入力のフォーマットや、入力方法、データの管理方法など、一連の流れを確認し、書き出しましょう。

※社内に新人の方が入ってきたと仮定して、その人に仕事を引き継ぐ際に「どんな情報があれば良いか」「どこまでの情報を用意すれば良いか」などを考えてみるとわかりやすいかもしれません。

③代行会社を選定

社内の作業状況を把握することができれば、あとは代行会社に依頼するだけ。さまざまな会社があるなかで、自社のパートナーとしてふさわしい企業を選んでください。

手書きの記帳やメール対応だけではなく、郵送でのやりとりといったアナログ形式にも対応してくれ、会社の業務スタンスに柔軟に対応し、しっかりと担当者がついて、スピーディーかつ丁寧に仕事を行ってくれるかなど見極めると良いでしょう。

 

核となる業務以外を丸ごと担うオフィス業務代行サービス「noncore(ノンコア)」とは?

オフィス業務代行サービスを行う「noncore(ノンコア)」は、事務代行30分あたり1250円から依頼できます。伝票入力の代行作業はもちろん、毎日全国の中小企業延べ100社以上の業務をサポートを行っています。

デジタル対応以外にも、郵送を活用したアナログでのやりとりにも対応しており、他社では10日~半月かかる業務を、(業務内容次第では)最短1日で仕上げることも可能なため、まだまだITを活用した業務システムの整っていない中小企業様をはじめ、多くのフリーランスの皆さまにも選ばれています。

以下では、「noncore(ノンコア)」ご利用の実例とそのメリットについてご紹介します。

「noncore」ご利用の実例

A社(レンタル業、社員57名)

依頼内容:経理伝票入力

経理部門で1名増員を検討していましたが、経理は月内の繁忙期が決まっているので、人員コストをかけないことを選択。外注でスポットで業務を依頼しています。

B社(防犯器具メーカー、社員153名)

依頼内容:注文伝票入力

営業社員6名が日中の業務終了後に残業してまで処理していましたが、定時で帰れるようになり、残業代のコストカットが実現できました。

C社(建築会社、社員22名)

依頼内容:仕入伝票入力

各現場等で購入する資材の領収書(レシート)を基幹システムに入力、確認までを依頼しています。外注で任せることで、ミスや漏れがなくなり、確認作業の手間も省けています。月次の試算表への反映が規則的になり、経営判断に役立っています。

「noncore」に依頼するメリット

さまざまな代行会社がある中で、伝票入力業務を「noncore(ノンコア)」を選ぶべきメリットや特徴をご紹介します。

①業界唯一の利用期限なしチャージ型を採用

月額定額制が一般的な業界内で、初のチャージ型(20時間〜)を採用。そのため月末や年度末など依頼したい時に依頼したい分だけ利用することができます。経理担当を一人雇うまでもない業務内容などは「noncore(ノンコア)」を利用すると経費を抑えることができます。

②業務内容にフレキシブルに対応

基幹システムにアクセス権をもらい作業するオンラインの業務や、書類を郵送してもらい入力をするといったオフラインの業務など、ざまざまなパターンに対応しています。会社によって作業方法が異なるため、まずは無料の相談でお問い合わせをいただき、担当のディレクターと共にお互いにベストな方法を見つけます。

③経験豊富なスタッフがスピーディーに対応!最短1日で業務スタートが可能

業務代行サービス業を営む会社は、在宅ワーカーが担当する事例も多くあり、平均10日〜半月ほど業務スタートに時間がかかります。しかし事務センターにスタッフが常駐している「noncore(ノンコア)」では、業務スピードとクオリティを意識して取り組んでおり、初回のお問い合わせから業務スタートまで最短1日で可能。

今すぐ対応が必要な作業や、納期が短い業務なども安心してお任せいただけます。

 

事務代行サービスを賢く使って業務改善

テクノロジーの進歩によってあらゆる仕事がオートメーション化されている一方で、従来のやり方から抜けきれず、業務を効率化できていないという企業は多いのではないでしょうか。

まずは自社の業務を見直し、効率化できるところをアウトソーシングするという選択をしてみてはいかがでしょうか。

noncore(ノンコア)」では業務に関する打ち合わせは無料(1回30分程度)で行っていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。より迅速かつ柔軟に対応し、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

↓↓↓まずは資料ダウンロードから↓↓↓

伝票入力_外注_ノンコア③資料