オフィス業務の外注

見積もり作成は優秀なアシスタントに依頼!1通から依頼できる代行サービスについて

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契約を締結する前に必ずといって必要となる見積書。

取引を円滑に進め、トラブルを防ぐためにも重要となる書類の一つではありますが、契約を取るたび毎回発行が必要となると、作成業務だけでもかなりの手間が取られて大変という経験はありませんか?

昨今ではクラウドサービスを利用して簡単に見積書や請求書を発行できるようになっていますが、発行する量が増えれば増えるほど、宛名や項目の誤り、送付漏れといったミスが起こりがちです。

大切な書類を不備なく、かつ作業時間を削減し、業務効率化することができれば理想ですよね。

それらの理想を全て叶えるのが、見積作成の代行サービス。セキュリティ管理をしっかりと行いながら、不備なく迅速にクライアントまでお届けします。

見積もり作成代行はこんな悩みを抱えている方におすすめ!

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見積もり作成の代行サービスを利用すると、どんな悩みが解決できるのかをまとめました。一つでも当てはまるのであれば、サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

悩み① 見積もり作成に追われてコア業務に集中できない

たくさんのクライアントを抱えている営業担当の方は、日々多くの見積もり作成に追われて他の事務処理はもちろん、営業や打ち合わせに行く時間まで削られているということもあるのではないでしょうか。

また日中は営業に回り、残業をしてまで書類を作成しているという方も多くいらっしゃると思いますが、本業に集中できなければ本末転倒。

ある程度決まったフォーマットを組み合わせて見積書を作成するような場合は、外注した方が時間のロスを無くすことができます。

悩み② 送付漏れや記載ミスが多い

請求書や伝票処理などが重なる月末に見積もり作成が必要な場合、それらの書類と混合して記載ミスが起きたり、送付し忘れたりすることがあります。

見積書の内容が間違っていたり、郵送しても相手先へ届かなければ契約は履行できません。「想定していた会社の売上がたたなくなると資金繰りが厳しくなってしまう」なんてことも。

しっかりと売上まで繋げるためにも迅速に【正確】な見積書を発行することが大切です。

悩み③ ひとりで会社を経営していて手が足りない

書類作成業務は、1件の作成時間はわずかでも、目先の業務に気を取られてしまううちに、溜まってしまうこともありますよね。

特にフリーランスの方や、ひとりで会社を運営している方は営業から経理まで全ての業務を自分一人で担わなければならず、作業量が膨大です。

毎月決まった件数がルーティンで発生する業務など、自ら作業をしなくともクオリティの変わらない業務であれば代行会社に任せしてしまうという選択を考えても良いかもしれません。

悩み④ 経費を削減したい

見積もりの作成(営業業務)を担当する社員をひとり雇っている場合、月々に給与や残業代、法定福利費など多くのコストがかかります。

またもし担当者が退職してしまった場合には採用や教育のコストと時間が必要となり、中小企業にとってかなりの痛手となるでしょう。

採用コストや残業代を気にする必要がなく、月々のコストの管理・把握が容易になるアウトソーシングを選択するのも一つの手です。

 

見積もり作成代行の導入で業務が劇的に変化する!

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見積もり作成をアウトソーシングした場合、従来の業務で抱えていた悩みはどう変化するのか。代行会社に依頼したことによってできること、改善できることをご紹介します。

外出先からでも即見積もりを発行!

受注を受けたらその場で代行会社へ連絡!会社に戻ってからではなく、概要を代行会社の担当者に伝えるだけで、すぐに見積書を発行することができます。もちろんそのままメールで送付や原本を郵送ということも可能です。

簡単に、かつスムーズな業務履行は、営業担当者の負担を削減するだけでなく、クライアントの信頼獲得にも繋がります。

経理業務のプロフェッショナルが正確・丁寧にサポート!

事務代行サービスの企業では、事務や経理の業務に精通したスタッフが対応を行います。そのため業務のクオリティやスピードは確実。

苦手としていた事務作業を得意な人に任せることで、記載ミスや送付漏れといったストレスからも解放されます。毎月同じ日に同じ内容の物を送るなどルーティンの業務に加え、クライアントや案件ごとに作成といった細かな対応ももちろん可能です。

専属の担当を必要最低限のコストで採用!

猫の手もかりたくなる繁忙期、この期間だけパートを採用するかと考えている社長さんも多いと思いますが、代行サービスに依頼すれば採用や業務を覚えてもらうまでの余計なコストがかかりません。

代行会社によっては企業の窓口となる専属の担当者がつき、チームでサポートします。そのため社員が退職したり、休職したりというトラブルが起きても安心。慌てることなく日々の業務に集中できます。

面倒だった業務から解放され、コストカットもでき、会社の業績が改善に貢献できるようになります。

 

オフィス業務代行サービス「noncore(ノンコア)」では見積もり1通からの発行も対応!

全国の中小企業延べ100社以上の業務をサポートしている、オフィス業務代行サービス「noncore(ノンコア)」。見積もり作成から伝票入力といった経理業務から、求人の募集、ECサイトの運営補助、SNS配信、プレゼン資料の作成など、オフィス業務にまつわる様々な代行サービスを展開しています。

経験豊富なスタッフが培ってきたノウハウを活かし、お客様が目指す業務改善と売上向上をサポートします。

代行サービスの依頼から見積書発行までの流れ

オフィス業務代行サービス「noncore」では最短で依頼をいただいてから最短1日で業務スタートが可能です。

事前の準備ができていれば、スムーズに業務が開始できるので、まずは業務開始前にすべきこととその後の流れをご紹介します。

1.外注する業務内容の確認

まずは社内でどの業務をアウトソーシングするのか、業務の実情を把握することから始めましょう。

見積もり作成だけを依頼する場合、どのくらいの頻度で、どのクライアントに送るのか、また見積もりに記載する項目などをとりまとめておくと代行会社への依頼がスムーズに進みます。

2.無料相談のお問い合わせ

「noncore」では業務に関する打ち合わせは無料(1回30分程度)で行っています。

企業によって見積もりの作成方法や発送方法が異なりますので、どこまで対応できるのか、どうすれば業務負担を減らすことができるのか、現状をヒアリングしながら良い方法を見つけます。

3.利用プランの決定

「noncore」では、月額定額制ではなく、利用期限なしのチャージ型プランを業界で唯一採用しています。

  • 20時間分チャージ・・・とりあえずお試しで業務を頼みたい方に
  • 120時間分チャージ・・・社員数名で利用したい場合に
  • 240時間分チャージ・・・社内や部署でシェアしながら様々な仕事をまとめて依頼したい方に

があります。

「毎月2時間ほどの簡単な業務をお願いしたい」という方や「年度末の繁忙期だけ依頼したい」など利用される方の事情に合わせた使い方が可能なため、「代行サービスを利用したいけど、毎月多くの固定費がかかるのは困る」という悩みを抱えていたフリーランスの方にもお喜びいただいています。

4.業務伝達ツールの確認

「noncore」の業務スタッフと利用者とが即時に連絡を取り合うことができるよう、連絡ツールの確認を行います。必要があればビジネスチャットツールなどを「noncore」が準備します。

5.最短1日で業務スタート

初回の依頼をいただく前に、電話もしくはオンラインにて担当のディレクターと打ち合わせを行います。その後依頼内容によっては最短1日で対応が可能です。急ぎの業務でも事務作業に慣れたスタッフが対応するため、完成度高く、安心してお任せいただけます。

また「noncore」では業務作業をチームで請け負います。そのためスキルやキャパシティに縛られることなく複数の業務を依頼することができます。

業務量や分野が増えたとしても、チームスタッフ全員とお客様がやりとりをすることは一切なく、担当ディレクターに伝えるだけで完了。ディレクターが全ての依頼の窓口を担い、業務の完了報告や納品もディレクターが責任を持って行います。

 

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