煩雑な経費精算をBPOで外注し業務負担を軽減

企業の財務管理の基盤となる経費精算業務において、多くの企業が深刻な課題に直面しています。「毎月の経費精算処理で残業が続いている…」「複雑な経費規程の確認と承認作業に膨大な時間がかかる…」「手作業による入力ミスで会計処理に影響が出てしまった…」といった問題は、特に中小企業において顕著に現れています。

特に、働き方改革やリモートワークの普及に伴い、従来の紙ベースやExcelでの経費精算からクラウドシステムへの移行が急務となっています。しかし、領収書のデジタル化、複雑な勘定科目の振り分け、税務要件への準拠など、経費精算に関わる事務作業は年々複雑化し、経理担当者の業務負荷を大幅に増大させています。

このコラムでは、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用した経費精算・入力作業の効率化について詳しく解説します。専門BPOサービスを活用することで、経費精算業務の複雑化による課題を根本から解決し、経理担当者が戦略的財務業務に集中できる環境を実現する方法をご紹介します。

経費精算・入力作業の現実…企業の経理部門を圧迫する4つの深刻な課題

適切な経費精算は企業の財務健全性と税務コンプライアンスの維持に不可欠な業務です。しかし、多くの企業では以下のような深刻な課題に直面しています。

課題1：多様な経費項目の分類・入力作業による業務負荷の激増

現代の企業活動では、従来の交通費や宿泊費に加えて、リモートワーク関連費用、オンライン会議ツール、クラウドサービス利用料など、多様な経費項目が発生しています。これらの複雑な経費の分類と入力には専門知識と細心の注意が必要です：

• 交通・出張費：電車、バス、タクシー、航空券、宿泊費の詳細分類
• 会議・接待費：社内外会議費、接待交際費、懇親会費の適切な振り分け
• 事務用品・消耗品：文房具、PC周辺機器、書籍、ソフトウェアライセンス
• 通信・IT関連費：携帯電話、インターネット、クラウドサービス、オンラインツール
• リモートワーク費用：在宅勤務手当、通信費補助、設備購入補助
• 研修・セミナー費：外部研修、資格取得費、書籍・教材費

これらの経費項目は、勘定科目、税務処理、消費税区分などの複雑な分類が必要で、正確な処理には高度な会計知識と税務知識が求められます。また、領収書の真正性確認、金額の照合、承認フローの管理など、多層的な業務プロセスが発生しています。

課題2：複雑な承認ワークフローと電子帳簿保存法への対応による効率性の悪化

経費精算は単純な入力作業ではなく、多段階の承認プロセスと法的要件への準拠が必要な複雑な業務です。特に2022年1月施行の改正電子帳簿保存法への対応は、多くの企業にとって大きな負担となっています。

• 多段階承認プロセス：直属上司、部門長、経理部門、役員承認の段階的処理
• 電子帳簿保存法対応：電子取引データの保存要件と真実性・可視性の確保
• インボイス制度対応：適格請求書等保存方式への準拠確認
• 経費規程チェック：社内規程との適合性確認と例外処理
• 税務要件確認：消費税区分、源泉徴収、印紙税等の確認

各プロセスでの確認事項は多岐にわたり、承認者間の連携不足や確認漏れにより、処理の遅延や差戻しが頻発しています。また、法改正への対応も継続的な負荷となっています。

課題3：領収書管理とデータ精度確保の両立困難

経費精算における領収書管理は、物理的な保管から電子化まで、多様な形態での適切な管理が求められます。同時に、入力データの精度確保も重要な課題となっています。

特に以下の要件への対応が不可欠となっています：

• 領収書の真正性確認：偽造・改竄防止と適格請求書要件の確認
• 電子化要件の遵守：解像度、カラー、ファイル形式等の技術的要件
• 保存期間の管理：7年間の適切な保存とアクセス管理
• 検索性の確保：日付・金額・取引先による検索機能の実装
• データ整合性：領収書情報と入力データの完全一致確認

これらの要件を満たしながら、同時にデータの正確性を確保することは高度な専門知識を要求し、一般的な事務担当者には重い負担となっています。

課題4：月末集中処理と属人的業務による継続リスク

経費精算業務は月末や四半期末に処理が集中する傾向があり、限られた期間内での大量処理が求められます。また、複雑な業務内容により属人的になりがちで、担当者不在時の業務継続リスクが高まっています。

多くの企業で以下のような問題が発生しています：

• 処理の集中による残業増加：月末締切による長時間労働の常態化
• 精度低下のリスク：急いだ処理による確認不足とミスの発生
• 属人的業務の弊害：特定担当者への業務集中と引継ぎ困難
• 業務標準化の困難：複雑な処理手順の文書化と共有の難しさ
• システム活用不足：導入済みシステムの機能を十分活用できない状況

特に中小企業では、限られた人材でこれらの複雑な業務をこなさなければならず、担当者の退職や休職により業務継続が困難になるリスクも高まっています。

BPOが経費精算・入力作業の課題を解決する6つの理由

経費精算・入力作業の専門BPOサービスは、上記の課題を根本から解決する有効な手段です。なぜBPOが効果的なのか、その理由を詳しく解説します。

理由1：多様な経費システム対応による圧倒的な処理効率

専門BPO事業者は、様々な経費精算システムでの豊富な経験を持ち、各システムの特性と最適な運用方法を熟知しています。システム習得に時間をかけることなく、即座に効率的な処理を開始できます。

主な対応システムとその専門性：

• 主要経費精算システム完全対応：コンカー、楽楽精算、ジョブカン経費精算、freee経費精算など
• 会計システム連携対応：弥生会計、勘定奉行、PCA会計との円滑な連携
• カスタマイズシステム対応：企業独自システムへの迅速な適応
• クラウド移行サポート：紙ベースからクラウドシステムへの段階的移行支援

理由2：税務要件に完全準拠した高精度データ処理

専門BPO事業者は、税務法規の最新動向を常に把握し、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法的要件を完全に満たすデータ処理を実現します。法改正への対応も迅速で、企業のコンプライアンスリスクを大幅に軽減できます。

• 電子帳簿保存法対応：真実性・可視性要件に完全準拠した処理
• インボイス制度対応：適格請求書等保存方式の確実な運用
• 消費税処理：複雑な税率・軽減税率の正確な区分処理
• 源泉徴収処理：報酬・料金に関する源泉徴収の適切な処理

理由3：領収書電子化とデータ統合の自動化による大幅な効率向上

BPO事業者は、領収書の電子化から経費データの統合まで、一連のプロセスを効率的に処理するためのツールとノウハウを持っています。手作業による時間を大幅に削減し、人的ミスも最小限に抑制できます。

理由4：月末集中負荷に対応する安定したサービス提供

専門BPO事業者では、複数の担当者によるチーム体制で業務を遂行しており、月末や四半期末の処理集中にも柔軟に対応できます。担当者の休暇や退職による業務停滞リスクがありません。

理由5：スケーラブルな対応による柔軟性確保

企業の成長や組織変更に応じて、処理すべき経費データの量や複雑さは変化します。BPOサービスなら、これらの変化に柔軟に対応し、常に最適なサービスレベルを提供できます。

理由6：コア業務への集中による戦略的価値創出

経費精算・入力作業をBPOに委託することで、社内の経理担当者は財務分析、予算管理、資金繰り管理、投資評価などのより付加価値の高い戦略的業務に専念できるようになります。

成功事例：経費精算・入力BPOの導入効果

実際にBPOサービスを導入した企業の成功事例をご紹介します。これらの事例は、BPOの具体的な効果と導入のメリットを示しています。

事例1：IT企業A社（従業員200名）- 処理時間75%削減の実現

課題：リモートワークの普及により経費項目が多様化し、月末の精算処理に経理部全体で約150時間を要していました。また、電子帳簿保存法への対応が不十分で、税務リスクを抱えていました。

解決策：領収書電子化から承認プロセス、会計システム連携まで包括的なBPOサービスを導入。法的要件への完全準拠も同時に実現しました。

効果：

• 月末処理時間：150時間 → 38時間（75%削減）
• 処理精度：94% → 99.7%（ミス率大幅改善）
• 法的要件：電子帳簿保存法完全準拠達成
• 経理部門：定型業務から財務戦略業務にシフト

事例2：商社B社（従業員400名）- コンプライアンス強化と業務効率化の両立

課題：海外出張費や接待交際費の処理が複雑で、税務調査時の資料整備に不安を抱えていました。また、インボイス制度への対応準備が遅れていました。

解決策：税務要件に精通したBPO専門スタッフによる包括的な経費処理サービスを導入。複雑な海外経費処理とインボイス制度対応を一括委託しました。

効果：

• 税務コンプライアンス：100%適正処理達成
• インボイス制度：完全対応体制構築
• 海外経費処理：標準化により処理時間65%削減
• 税務調査対応：資料整備の完全自動化

事例3：製造業C社（従業員300名）- 業務標準化と属人化解消

課題：経費精算業務が特定担当者に依存しており、その担当者の休暇時や退職時に業務が停滞するリスクを抱えていました。業務標準化も困難な状況でした。

解決策：業務プロセスの標準化を含む包括的なBPOサービスを活用。段階的な移行により、業務継続リスクを最小化しました。

効果：

• 属人化解消：完全に標準化された処理体制構築
• 業務継続性：担当者不在時も業務停滞ゼロ
• 処理の平準化：月末集中から分散処理へ移行
• 品質向上：処理精度99.5%を安定維持

BPO導入のステップと選定ポイント

経費精算・入力作業のBPO導入を成功させるためには、適切な準備と業者選定が重要です。以下に具体的なステップと選定ポイントをご紹介します。

導入ステップ

ステップ1：現状分析と課題整理

• 現在の経費精算方法と処理時間の詳細把握
• 使用中のシステムと承認フローの整理
• 税務要件への準拠状況の確認
• 課題の優先順位付けと目標設定

ステップ2：BPO業者の選定と比較

• 複数業者からの提案書取得
• コスト、品質、対応範囲の詳細比較
• 税務・会計専門性と実績の確認
• セキュリティ体制とコンプライアンス対応の評価

ステップ3：パイロット運用と効果検証

• 限定された範囲での試験導入
• 品質、精度、処理時間の詳細測定
• 課題の抽出と改善点の明確化
• 本格運用に向けた調整

ステップ4：本格運用と継続改善

• 全社展開と運用体制の確立
• 定期的な品質監査と改善
• 新たな税務要求事項への対応
• 効果測定と投資対効果の評価

BPO業者選定の重要ポイント

1. 税務・会計専門性

• 税理士・公認会計士等の有資格者在籍状況
• 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応実績
• 複雑な税務処理への対応能力

2. システム対応力

• 使用中の経費精算システムへの対応実績
• 会計システムとの連携対応能力
• システム移行時のサポート体制

3. セキュリティと品質管理

• 情報セキュリティ認証の取得状況
• 財務データ保護・秘匿性確保の仕組み
• 品質管理体制と精度保証

4. 拡張性と継続性

• 企業成長に応じた対応力の拡張性
• 安定した事業継続能力
• 長期的なパートナーシップの構築可能性

まとめ：経費精算・入力作業BPOで実現する戦略的財務マネジメント

経費精算業務の適正化は、企業の財務健全性と税務コンプライアンスの維持に不可欠な要素です。しかし、その実現には多くの課題が伴い、社内リソースだけでの対応には限界があります。

BPOサービスの活用により、これらの課題を根本から解決し、以下のような戦略的価値を実現できます：

• 業務効率の劇的向上：処理時間の大幅削減と精度向上
• コンプライアンス強化：税務要件への完全準拠
• 人材の有効活用：戦略的財務業務への人材シフト
• 業務標準化の実現：属人化解消と継続性確保
• 事業継続性の確保：安定したサービス提供

特に、経理担当者が本来注力すべき戦略的業務—財務分析、予算管理、投資評価、資金繰り管理—に専念できる環境の実現は、企業の持続的成長にとって極めて重要です。

オフィス業務代行サービス「noncore（ノンコア）」で経費精算・入力作業を最適化

全国の中小企業延べ100社以上の業務をサポートしている、オフィス業務代行サービス「noncore（ノンコア）」では、経費精算・入力作業をはじめとした様々なオフィス業務の代行サービスを展開しています。

経験豊富なスタッフが培ってきたノウハウを活かし、お客様が目指す業務改善と生産性向上をサポートします。経費精算業務においても、税務要件を完全に満たしながら、高精度かつ迅速な処理を実現します。

noncoreに依頼するメリット

①業界唯一の利用期限なしチャージ型を採用

月額定額制が一般的な業界内で、初のチャージ型（20時間〜）を採用。そのため月末や四半期末など依頼したい時に依頼したい分だけ利用することができます。経費精算担当者を一人雇うまでもない業務量などはnoncoreを利用すると経費を大幅に削減できます。

②業務内容にフレキシブルに対応

経費精算システムにアクセス権をもらい作業するオンラインの業務や、領収書を郵送してもらい入力をするといったオフラインの業務など、様々なパターンに対応しています。会社によって経費精算方法が異なるため、まずは無料の相談でお気軽にお問い合わせください。

③経験豊富なスタッフがスピーディーに対応！最短1日で業務スタートが可能

業務代行サービス業を営む会社は、在宅ワーカーが担当する事例も多くあり、平均10日〜半月ほど業務スタートに時間がかかります。しかし事務センターにスタッフが常駐しているnoncoreでは、業務スピードとクオリティを意識し、月末処理や緊急対応が必要な作業や、納期が短い業務なども安心してお任せいただけます。

④セキュリティも安心！

noncoreでは、業務スタート時に、秘密保持契約書（NDA）を交わしています。さらに作業は在宅ワーカーではなく、内勤のスタッフが担当します。お客様が安心して依頼をしていただけるよう、経費データの機密性確保について細心の注意を払っています。

⑤ノンコア業務をアウトソーシングしてコア業務に集中

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、経理担当者であれば戦略的財務マネジメントに、各担当者が本来やるべき業務（コア業務）に注力することができます。残業代は減り、利益のアップが見込めます。さらに月末や決算期など、いつも以上に人手が必要な時、また担当者の退職や予期せぬ病気や妊娠・出産などのライフイベントが発生しても問題ありません。

noncoreご利用の実例

D社（商社、社員120名）

依頼内容：経費精算・入力作業

海外出張費や接待交際費の複雑な処理により、月末処理に膨大な時間がかかっていました。noncoreに一括して委託することで、税務要件を満たしながら処理時間を70%削減し、経理部門が予算管理や財務分析に注力できる環境を実現しました。

E社（IT企業、社員180名）

依頼内容：電子帳簿保存法対応の経費処理

電子帳簿保存法への対応が遅れており、税務リスクを抱えていました。noncoreの専門スタッフによる対応で法的要件を完全クリアし、処理精度が99.6%に向上しました。領収書電子化も含めた包括的な対応により、業務効率が大幅に改善されています。

経費精算・入力作業でお困りの企業様、電子帳簿保存法への対応を検討されている企業様、そして経理部門の業務効率化を図りたい企業様は、ぜひBPOサービスの活用をご検討ください。専門性の高いサービスパートナーとの協力により、企業の財務管理強化と業務効率化の同時実現が可能となります。

適正で効率的な経費精算システムは、企業の健全な財務管理と税務コンプライアンスの維持に不可欠な要素です。BPOを活用した経費精算・入力作業の最適化により、より良い財務環境と競争力のある企業運営を実現していきましょう。

noncoreでは業務に関する打ち合わせは無料（1回30分程度）で行っていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。より迅速かつ柔軟に対応し、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。