経営・人事

経営者の上手なスケジュール管理

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経営者のスケジュール管理について

忙しく、常に予定がある経営者の方にとって時間は何よりも大切なものです。
お金は努力によって取り戻せますが、時間は取り戻すことができません。
スケジュール管理が経営者にとってとても大切なものであることがわかります。

時間を無駄にすることで生産性は確実に低下していきます。
今回は経営者の手帳でのスケジュール管理におすすめな情報をご紹介いたします!

手帳を選ぶ

マンスリータイプの手帳は月単位なので1日の記入欄が小さく、視覚化するために必要な情報が上手く書き込めません。
1日の時間の視覚化ができないものはスケジュール管理には向いていません。
デイリータイプの手帳は1日単位で書くスペースが広くなりますが、別日と比較するためには
いちいちページをめくる必要があります。
1日だけを考えると見やすいですが他の日と比べるのに手間がかかるのでスケジュール管理が面倒です。

そこで、忙しい経営者の皆様におすすめする手帳のタイプはバーチカルタイプです。
バーチカルタイプの手帳は1週間の見開きとなっていて日付が横、時間が縦に並んでいるものです。
この手帳は1週間というほどよい期間のすべての時間を見渡すことができるのが利点です。

手帳を1つにする

また手帳は1冊にするのをおすすめします。
この仕事はAの手帳、この仕事はBの手帳と分けてしまうと転記漏れやダブルブッキング、勘違いなどのミスが起こります。
またプライベートと仕事の手帳も分けません。
複数の手帳の管理は仕事のものだけでなく、プライベートにおいても同じです。
人生において、仕事もプライベートもありません。

また、この二つを分けないことによって経営者にはメリットもあります。
忙しく、プライベートの時間を確保しづらいものですがスケジュール管理を正しく行うことで
プライベートの時間も確保しやすくなります。

手帳には移動時間も記入する

手帳に予定を書く時、多くの方は「14:00~15:00〇〇さんと打合せ」という記入の仕方かと思います。
ここで、手帳には移動時間まで書くようにします。
何時に出て、何時に帰ってくるのか。
例えば出張などで、その日に出る時間を決めても早く着きすぎたりするかもしれません。
あらかじめ計画してはっきりと出発の時間まで記入しておくことで時間の無駄を省くことができます。
戻る時間も同じことです。
あらかじめ時間をきめておけばその時間に戻ろうとするのでまっすぐ帰ることができます。
この方法で時間のロスが減るとその分生産性も上がります。

タスクも手帳で管理する

手帳には基本的に誰かとの約束などを記入するかと思います。
しかし、自分の予定、やるべきことを手帳に書いてスケジュール管理をします。
例えば、
新規事業の販促方法を考える
経営戦略会議の資料をまとめる
など。

経営者は忙しく、その都度空き時間でやるべきことを考えます。
しかしこのように自分で自分にアポを入れると業務が後回しになりません。
手帳にスケジュール管理と並行してタスク管理も行うと
自然とやるべきタスクのために時間を確保するようになります。

忙しいからこそ、自分の時間の管理がとても重要な仕事のひとつとなります。
しかし、この管理を常に行うのはかなり大変な作業でもあります。
そこで負担を減らすためにも秘書業務自体をオンライン事務代行サービスへご依頼される経営者の方もいらっしゃいます。
オンラインなのでお茶汲みや接客対応はできかねますが
優秀なプロのスタッフがあなたのスケジュール管理をしっかりと行います。

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