オフィス業務の外注

エクセル・ワード資料作成のBPO。フォーマットの効率化&データ化のほか、集計業務も可能!

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エクセル・ワード作成代行(BPO)002

営業マンでも事務員の方でも、会社員になれば必ずといっていいほど使う必須のオフィスソフトが、エクセルとワードです。

どちらも全ての機能を使いこなすことができれば、とても便利ではありますが、久しぶりに触ってみると、

「エクセルで数値の合計の出し方はどうやるんだっけ・・・」
「データを抽出するフィルター機能はどこにあるんだっけ・・・」
「ワードでコメントの付け方がわからなくなった・・・」

など使い方がわからなくなったり、迷ったりすることがありますよね。

また、使いこなせていたとしても、大量のデータを作らなければならないとなると大変な労力がかかりますし、意外と時間を取られてしまう事務作業の一つです。

ここでは、

  • エクセルでデータをまとめるのが苦手
  • エクセルの使い方がいまいち理解できない
  • 文章をワードにまとめるのが苦手
  • そもそも制作をする時間がない

という悩みを抱えている方に最適なエクセル・ワード資料作成のBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)についてご紹介します。

時間がかかるデータを思い描いた通りに、短時間で仕上げてくれるエクセルとワードの書類作成BPOサービス。

「とにかく忙しくてデータを入力する時間がない!」というときに利用するのはもちろんですが、そのほかにもBPOサービスの利用に向いている資料、依頼した方がスムーズな資料の特徴についてエクセルとワードそれぞれでまとめました。

 

目次

Excel(エクセル)資料作成。BPOを依頼すべきケース

エクセル・ワード作成代行(BPO)001

エクセルは集計や分析の作業に向いている表計算ソフトです。エクセル書類作成のBPOは、毎月の収支表や顧客管理などルーティン業務で使用するフォーマット作成を依頼するなど、作業の効率化ができるデータ作成が可能です。

数値をグラフ化し、データを分析したいとき

数値の変化を可視化したい時によく利用するグラフ化。エクセルでは棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、その他棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた2軸グラフなど、提供された数値を元に様々なグラフ化が可能です。

どのグラフが選択すべきかがわからないというときでも、BPOならプロがベストなグラフを提案し、データの分析を行ってくれます。

高度な関数を使ってワンクリックで集計を出したいとき

エクセルでよく使う機能の一つが関数です。合計を出すSUMや平均を出す AVERAGEなどは使ったことがある方も多いのではないでしょうか。

そのほかにも、例えば顧客データの中から、「九州出身」の「男性」など、複数の条件に一致するセルの数を数えるCOUNTIFS(カウントイフエス)関数、「男性」の「購入金額」の合計など複数の条件に一致するセルの数値の合計を出すSUMIFS(サムイフエス)関数など、高度な関数を使うことで、よりデータの集計を簡単にすることができます。

BPOでは関数の設定からデータの集計までを行うことができます。

データにフィルターをかけて抽出できるようにしたいとき

エクセルに選択した条件だけの情報を取り出したいときに使うのがオートフィルター機能です。複数条件での絞り込みも可能で、とても便利な機能です。

BPOなら「膨大な量のデータを抽出して、データ化したい」というお悩みも解決できます。

繰り返しの作業を加速させるマクロ化を使いたいとき

エクセルの作業を自動化させる機能をマクロと言います。この機能を活用することで、数値の入力や決められた書式に変更する、コピー&ペーストをするなど、単純な作業を自動化することが可能です。

もう少し詳しく言うと、毎月のルーティン業務において、月初に売上の金額を大きい順に並び替える作業をし、印刷をすると言う作業があった場合、それらを一つのボタンをクリックするだけで完了するという便利な仕組みです。

単純な入力作業であれば自動化させることで作業効率が格段に上がりますし、また入力ミスなどの人為的ミスが減るというメリットもあります。

マクロ化をするには準備が必要ですので、フォーマットを作る作業をBPOに依頼するのも良いでしょう。

 

Word(ワード)資料作成BPOを依頼すべきケース

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ワードは文章作成に特化したソフトで、書類作成をするために便利な機能を備えています。ワードの書類作成BPOでは、案内書や報告書、議事録など様々な書類を作成できます。

手書きの書類やPDFをワードデータ化して欲しいとき

手書きで走り書きした文章を綺麗にワードデータで整えて欲しいときや、先方から送られてきたPDFや写真を編集できるようにワードに変換したいときなどに利用するのがおすすめです。フォントの種類やサイズ、テキストの色、罫線、図形などを駆使して見やすいワード資料に変換します。

お知らせ文(案内状、招待状など)を作成して欲しいとき

イベントの案内やセミナーなどのお知らせなど、案内文を作成しなければいけない場面が社会人には多くあります。

インターネット上でテンプレートを見つけて作るということもできますが、案内する内容によってはそのテンプレートの言葉遣いが不適切であることも。

大切なお客様への文章はプロの手で文章を作ってもらう方が安心です。

フォーマットを作成して欲しいとき

日時や題名を書き換えるだけで使いまわすことができるフォーマットを作成するときにも、ワード資料作成BPOは便利です。社員が個々で作成した書類を使うよりも、フォーマットを作っておけば統一感がありますし、誰でもが使えるようにしておくことで、社員の労力も減ります。

会議資料やプレゼン資料を作成して欲しいとき

会議で使う資料やプレゼンの資料は相手にわかりやすく伝えなければなりません。ワードに慣れていない方だとただ文章を羅列してしまい、見にくくなってしまったという経験があるのではないでしょうか。BPOでは書類作成のプロが要望に合わせて相手に伝わる文章へとブラッシュアップします。

 

エクセル・ワード資料作成BPOの費用相場

さまざまな場面で利用することができるエクセル・ワード資料作成のBPOですが、一般的にどのくらいの時間で、どのくらいの費用が掛かるのか、その費用相場についてお伝えします。

手書きの書類やPDFをワードデータ化して欲しいとき

おおよその金額にはなりますが、

ページ単価の場合:A4一枚 2,000円〜
月額制の場合:1時間 3,000円〜

となっています。

ただし、即日で対応して欲しいときや、エクセルのマクロなど複雑な業務を依頼するときには価格が5倍以上になることも。

依頼する作業内容やBPOの企業によって価格はバラバラです。

 

エクセル・ワード資料作成を依頼する際の準備物

エクセル、ワードの資料作成がスムーズに依頼できるように、準備しておくものを確認しましょう。

①手書きの資料やPDFなど、エクセルやワードに変換したい元データを揃える

まず、エクセルで表組みにしたいデータや、アンケートの集計を依頼する場合には記載してもらったアンケート用紙、手書きの資料、PDFなど、変換したい元データを集める作業が必要です。

データは写真での送付や、郵送での送付などが可能な業者もありますので、どのように渡したら良いかも確認しましょう。

②完成イメージの用意

ただ単にデータをポンっと渡しても、伝え方によってはイメージしていた通りにできない仕上がらないケースもあります。

一度のやりとりでスムーズに納品ができるように、ラフ案や、レイアウトの指示、完成イメージ資料の提出などができると最適です。

③資料作成の目的を言語化

「なぜこの資料を作るのか」、この目的を明確化しておくことがBPOサービス業者へ依頼して良かったと思うために重要です。

資料の作り方は目的によって異なります。どういう目的で、用途で、意図で作りたいのかをはっきりとさせておくと良いでしょう。

特にエクセルの書類作成などは、しっかりと目的が伝わることで、BPOのサービス会社は細かな気配りができ、より使いやすい資料へとアップデートしてくれるはずです。

 

オフィス業務代行サービスの「noncore(ノンコア)」なら業界唯一の嬉しい料金プラン&充実のサービスで安心!

コア業務以外のオフィス業務をフォローし、業務効率改善をサポートする「noncore」では、他のBPOサービス企業にはない特徴があります。

業界唯一の利用期限なし・チャージ型の料金プラン

「noncore」はお客様により満足して使ってもらえるように、料金プランを利用期限なしのチャージ型としています。

月額定額制や時間制、枚数制ではないため、必要なときに必要な分だけ利用することができますし、利用料金が高くなってしまうことの心配がありません。

3つのプランから利用状況に合ったものをお選びいただけます。

  • 「20時間分チャージ」:70,000円(税別)
  • 「120時間分チャージ」:330,000円(税別)
  • 「240時間分チャージ」:600,000円(税別)

お試しで使ってみたいという方や数枚の書類作成だけを依頼したいという方は「20時間分チャージ」、社員数名で複数の書類作成やボリュームの多いプレゼン資料などを依頼したい方は「120時間分チャージ」、毎月ルーティンの書類作成を依頼したい方は「240時間分チャージ」がおすすめです。

チャージ時間が多いほど割安となっております。利用期限がないので、今後たくさんの業務を依頼するかもしれないという場合は240時間を選んでおくとお得です。

質が高くスピーディーな納品

問い合わせを受けてから、在宅勤務の社員に割り振って作業を行う、のが一般的なBPOサービス企業の仕事の流れですが、「noncore」では専属担当のディレクターと内勤のスタッフがチームとなって企業をサポートします。

そのため問い合わせから納品までのスピードが早く、即日納品などの対応も可能です。

また、一般的には即日納品などになると追加料金がかかるケースもありますが、「noncore」は前述したようにチャージ型の料金プランとなっていますので、その心配も必要ありません。

作業後、入力ミスがないかどうかなど社内でのチェックも行いますので、お客様が納得いただけるクオリティの高い書類を作成できます。

ビジネス文書からエクセルの効率化、アンケートの集計、データ分析まで実施!

「noncore」では、案内文や招待状などビジネス文書の作成から、プレゼン資料のデザイン、エクセルのマクロや関数を使った効率化に加え、紙のアンケートを集計してデータに落とし込み、それらを分析・集約するという作業までを承っております。

打ち合わせは1回につき30分無料!

業務スタートをしてから追加の相談や打ち合わせが必要な場合、一般的なBPOサービス企業では有料となることがありますが、「noncore」では打ち合わせは1回につき30分間無料で行っております。

打ち合わせはZOOMや電話で行うことが可能です。

困ったときにすぐに対応できる、心強いサポーターを「noncore」は目指しています。

機密保持も万全!

社内のデータを外に持ち出す際に一番気になるのがセキュリティ面だと思います。「noncore」では、企業秘密を扱う際には業務スタート時に、秘密保持契約書(NDA)を交わしています。

また、在宅ワーカーに依頼することはなく、内勤のスタッフが作業を請け負うため、ウイルスなどによる機密情報の漏洩を防ぐことができます。

 

エクセル・ワードの書類作成代行を依頼する前に、まずは「noncore(ノンコア)」の無料相談を!

データの管理や書類の作成はとても大事な業務ではありますが、一つひとつにかけている時間を細かくみてみると、1日のうちかなりの時間を書類作成に割いていることが分かります。

それらの時間を削減するだけでなく、毎月のルーティン業務など面倒だと感じていた作業を一任することで、業務の改善に繋がるのがBPOサービスを利用する最大のメリットです。

オフィス業務代行サービス「noncore」では、担当のディレクターとともに初回にヒアリングを行い、ワードやエクセルでの作業を得意とする経験豊富なスタッフをアサイン。納期に合わせてクオリティの高いデータを納品いたします。

「こんなこともできるのだろうか」と悩んでいることがあれば、まずはお気軽に「noncore」の無料相談へお問い合わせください。

 

↓↓↓まずは資料ダウンロードから↓↓↓

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