【請求書発行・送付業務の省力化】BPOでコスト削減＆残業ゼロを実現
請求書発行・送付業務の負担に悩んでいませんか？
毎日、請求書の作成、印刷、封入、発送…、そして、きちんと入金されているかの確認。特に月末月初は、請求書発行業務に追われて、気づけば残業、なんてことありませんか？
「請求書発行って、フォーマットが決まっているルーティンワークだし、そんなに時間かかる作業じゃないはずなのに…」
「月末月初は他の業務もたくさんあるので、なかなか集中できない…」
もしかしたら、その請求書発行・送付業務に、ムダな手間や時間がかかっているかもしれません！
ここでは、多くの企業を悩ませる請求書発行・送付業務の課題と、その解決策となるBPOサービスについて、わかりやすく解説していきます。
「もう時間がない！」と焦ることなく、定時に退社できる明るい未来を想像してみてください。BPOを活用すれば、そんな理想の働き方も夢ではありません。
請求書発行・送付業務の現状と課題
普段何気なく行っている請求書発行・送付業務を改めて見直してみると、非効率な部分や潜在的なリスクが見えてきます。
この章では、請求書発行・送付業務の基本的な知識から、よくある非効率な業務の実態、そして、潜んでいるリスクや損失について詳しく解説していきます。
ご自身の業務と比較しながら、読み進めてみてください。
請求書発行・送付業務の基礎知識
まずは、請求書発行・送付業務に関する基本的な知識の確認。
請求書とは？
請求書とは、商品を販売した企業やサービスを提供した企業が、その取引内容と支払い金額を記載し、顧客に対して支払いを請求する書類のことです。
「請求書」以外にも、「御請求書」や「ご請求書」といった表記が用いられることもありますが、いずれも意味は同じです。
請求書の種類
請求書には、主に以下のような種類があります。
| 通常請求書 | 一般的な取引で発行される請求書です。 |
| 簡易請求書 | 取引金額が少額の場合などに発行が認められている簡略化された請求書です。 |
| 訂正請求書 | 請求書の内容に誤りがあった場合に、発行する請求書です。 |
| 再発行請求書 | 紛失などにより請求書の再発行が必要な場合に、発行する請求書です。 |
請求書発行・送付の流れ
一般的な請求書発行・送付の流れは、以下のようになります。
- 取引内容の確認
商品の販売やサービスの提供が完了したら、取引内容に誤りがないかを確認します。→改定案）商品の販売やサービスの提供完了後、取引内容に相違がないかを確認します。 - 請求データの作成
請求金額や支払期日などの必要事項を請求書フォーマットに入力します。 - 請求書の発行
作成した請求データを基に、請求書を発行します。 - 請求書の送付
発行した請求書を、郵送やメールなどで顧客に送付します。 - 入金確認
顧客から請求金額の入金があったかを確認します。 - 請求書処理の完了
入金が確認できたら、請求処理を完了します。
関係する法律や規制
あなたの会社は大丈夫？よくある非効率な請求書発行・送付業務の実態
多くの企業では、請求書発行・送付業務において、以下のような非効率な実態が見られます。ご自身の会社では、当てはまるものはありませんか？
1. 手書き・Excelでの請求書作成が未だに残っている
手書きやExcelで請求書を作成している企業は少なくありません。これらの方法は、入力ミスが発生しやすく、修正にも手間がかかるため、業務効率の低下に繋がります。
また、Excelで作成した請求書を印刷して郵送する場合、印刷ミスや郵送ミスが発生するリスクも伴います。
2. 請求書の印刷・封入・発送作業に追われている
請求書の印刷、封筒への封入、宛名書き、切手を貼って投函…、これらの作業は、想像以上に時間と手間がかかります。
特に、月末月初や決算期など、請求書発行件数が増加する時期には、これらの作業に多くの時間を取られ、本来集中すべき業務に支障が出てしまうことも少なくありません。
3. 請求書の保管場所や管理方法に困っている
紙の請求書を発行している場合、保管場所の確保や書類整理に悩まされることになります。また、必要な時にすぐに取り出せない、紛失してしまうなどのリスクも抱えています。
4. 請求書の未払い・遅延が多い
請求書の発行が遅れたり、顧客への連絡が不足したりすると、未払い・遅延が発生しやすくなります。
未収金が増加すると、資金繰りが悪化するだけでなく、最悪の場合、貸倒処理が必要になる可能性もあります。
BPOで解決！請求書発行・送付業務を効率化するメリット
「請求書発行・送付業務にこんなにもリスクや課題があるなんて！」
「このままでは、時間にもコストにも無駄が多いし、ミスが起こる可能性も高い…」
ご安心ください！これらの課題を解決する手段として、近年注目されているのが「BPO」です。
以下では、請求書発行・送付業務の強い味方となる「BPO」について、その仕組みやメリット、導入効果を具体的に解説していきます。
BPOを導入することで、時間やコストを削減できるだけでなく、心にゆとりが生まれ、本来集中すべき業務に力を注げるようになります。ぜひ、最後まで読んで、BPOの可能性を感じてみてください！
BPOとは？アウトソーシングとの違いや種類を解説
BPOとは
BPOとは「Business Process Outsourcing」（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の略称で、企業の業務の一部、または全体を、専門知識や技術、ノウハウを持つ外部の企業に委託することを指します。
アウトソーシングとの違い
BPOもアウトソーシングも、業務を外部に委託するという点では共通していますが、主な違いは、委託する範囲と目的です。
アウトソーシングは、より広い概念で、企業が自社の業務の一部を外部企業に委託することを指します。一方、BPOは、企業が自社の業務プロセス全体を外部企業に委託するものであり、業務課題の解決やプロセス改善なども目的とします。
BPOの種類
BPOには、大きく分けて以下の3つの種類があります。
1. 業務の一部を委託する「特定業務型BPO」
例えば、請求書発行業務の中でも、請求データの入力や請求書の印刷・発送作業といった、特定の作業のみをBPO事業者に委託する形態です。
2. 業務プロセス全体を一括で委託する「業務一括型BPO」
請求書発行業務全体を、請求データの作成から請求書の送付、入金確認、督促業務まで、まとめてBPO事業者に委託する形態です。
3. 経営戦略の策定から実行までを支援する「戦略型BPO」
業務改善やコスト削減などの経営課題に対して、BPO事業者がコンサルティングを行い、最適なソリューションを提供する形態です。
請求書発行・送付業務においては、「特定業務型BPO」または「業務一括型BPO」が一般的です。
請求書発行・送付業務をBPOする具体的なメリット
では、実際に請求書発行・送付業務をBPOすることで、どのようなメリットがあるのでしょうか？具体的なメリットを6つご紹介していきます。
1. コスト削減：人件費、印刷費、郵送費などを大幅にカット
BPOを導入することで、請求書発行・送付業務にかかる人件費、印刷費、郵送費などのコストを大幅に削減することができます。
特に、従業員を新たに採用するよりも、外部の専門業者に業務を委託する方が、コストを抑えられるケースが多いです。
また、請求書発行システムなどのITツールを導入する場合でも、既にBPO事業者に知識と経験がある場合が多いので、スムーズな導入が実現でき、初期費用やランニングコストを抑えることができます。
2. 業務効率化：請求書作成・送付にかかる時間を大幅に短縮
BPO事業者は、請求書発行・送付業務の効率化を実現するための専門的な知識、システム、ノウハウを保有しています。
これらの強みを活かすことで、請求書作成から送付までのプロセスを自動化し、大幅な時間短縮を実現することができます。
結果として、経理担当者はより重要な業務に集中できるようになり、業務効率の向上に繋がります。
3. ミス削減：正確なデータ入力とチェック体制でヒューマンエラーを防止
BPO事業者は、正確なデータ入力とチェック体制を構築することで、人為的なミスを最小限に抑えます。
また、請求書発行システムなどを活用することで、入力ミスや転記ミスを防止し、請求書の精度向上に繋げることができます。
4. リソースの最適化：コア業務への集中で企業競争力を強化
請求書発行・送付業務をBPOに委託することで、これまでその業務に費やしていた時間や人員を、他の業務に振り分けることができます。
特に、営業活動や商品開発など、企業の収益に直結するコア業務に人材を集中させることで、企業競争力の強化に繋げることが期待できます。
5. コンプライアンス強化：法改正や制度変更にも柔軟に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度など、請求書発行・送付業務に関する法律や制度は、頻繁に改正が行われています。
BPO事業者は、これらの法改正や制度変更に精通し、常に最新の情報を収集しています。
そのため、企業は、自社で対応する手間やコストをかけずに、常に法令を遵守した請求書発行・送付業務を行うことができます。
BPO導入による業務フローの変化と効率化イメージ
BPOを導入することで、請求書発行・送付業務のフローはどのように変化し、どのように効率化されるのでしょうか？
従来の業務フローとBPO導入後の業務フローを比較しながら、具体的なイメージを掴んでいきましょう。
請求書発行・送付業務フロー比較
| 工程 | 従来の業務フロー | BPO導入後の業務フロー |
|---|---|---|
| 請求データ |
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| 請求書作成 |
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| 印刷・発送 |
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| その他 |
|
|
従来の業務フローでは、請求書発行・送付業務の多くを、経理部門が手作業で行っていますが、BPOを導入した場合、請求書発行・送付業務の多くを外部に委託できるため、経理部門の業務負担は大幅に軽減されます。
各工程における業務効率化のポイント
- 請求データの連携
BPO事業者との間で、請求データの連携をスムーズに行うためのシステムを構築することで、データ入力の手間を省き、ミスの発生を抑制することができます。 - 請求書の発行・送付
BPO事業者が、請求書発行システムや印刷・発送代行サービスを活用することで、効率的かつスピーディーに請求書を発行・送付することができます。 - 請求処理に関するレポート
BPO事業者から、請求処理の進捗状況や入金状況などをまとめたレポートを定期的に受け取ることで、経理部門は、請求業務の進捗をリアルタイムに把握することができます。
noncoreなら請求書発行・送付業務をワンストップで効率化！
ここまで、請求書発行・送付業務の現状と課題、そしてBPOサービス導入のメリットについて解説してきました。
数あるBPOサービスの中でも、noncore（ノンコア）は、「請求書発行・送付業務」の効率化に強みを持つサービスです。
noncoreは、以下のような特徴を持っています。
幅広い業務に対応！ 請求書発行・送付だけじゃない！
noncoreは、請求書発行・送付業務はもちろんのこと、営業事務、広報業務、庶務、総務など、多岐にわたるオフィス業務をサポートします。
例えば、請求書と一緒に送付する資料作成や、入金管理、督促業務などもまとめて依頼することが可能です。
さらに、チラシなどの各種印刷から発送業務までを一気通貫でお受けすることも可能ですので、煩雑な業務をまとめてアウトソーシングできます。
業界最安値水準！ わかりやすい料金体系
noncoreは、企業様が料金面で不安になることがないよう、業界最安値水準のわかりやすいチャージ型プランを採用しています。
3つのチャージ時間から業務内容に応じてプランを選んでいただき、その時間内であれば、請求書発行・送付業務を含む、あらゆるオフィス業務を依頼いただけます。
また、利用期限もありませんので、「今月はお願いする仕事が少なかった…」となった場合でも損をすることはありません。
プランは以下の3つからお選びいただけます。
① 「20時間プラン」: 77,000円（税込）・30分あたり1,750円
初めてBPOサービスを利用する方や、請求書発行件数が少ない企業様におすすめのプランです。まずはお試しで利用してみたいという場合にもピッタリです。
② 「120時間プラン」: 396,000円（税込）・30分あたり1,500円
請求書発行・送付業務に加え、他のオフィス業務も依頼したい場合はこちらのプランがおすすめです。
通常のフルタイム勤務で月160時間の40%業務時間があると、とても優秀と言われますので、約64時間の業務時間を目安に考えると、noncoreの「120時間プラン」では、約2人分の労働力が確保できる計算になります。これにより、月額約18万円で高効率な人材を雇用できることを意味します。
③ 「240時間プラン」: 726,000円（税込）・30分あたり1,370円
請求書発行・送付業務だけでなく、その他の毎月発生するオフィス業務もまとめて依頼したいという方はこちらのプランです。利用期限がありませんので、使いきれないかもという不安もありません。
高いセキュリティレベルで情報漏洩リスクを徹底排除
noncoreでは、お客様の大切な情報を、セキュリティ対策が万全な環境で厳重に管理します。自社のシステムへのログイン、クラウドサービスへのログイン、専用のパソコンをお預かりしての作業、専用ソフトのインストールなどさまざまな状況に合わせて導入いただけます。
厳格な情報管理体制を構築していますので、安心して業務を委託いただけます。NDA（秘密保持契約）も締結いたしますので、情報漏洩のリスクに対する不安を解消できます。
経験豊富なスタッフによる高品質なサービス
noncoreでは、独自の採用基準を設けており、一定以上のスキルを持ったスタッフが、お客様の業務を担当します。
各業務に精通した経験豊富なスタッフが、迅速かつ丁寧に業務を遂行いたしますので、安心して業務をお任せいただけます。
迅速・丁寧なサポート体制で安心して業務を委託可能
専任の担当者が、お客様からの質問や相談に迅速かつ丁寧に回答いたします。
即日対応可能！ 急な依頼にも柔軟に対応
noncoreでは、最短1日で業務スタートが可能です。
一般的なBPOサービスの会社では、対応までに時間がかかることもありますが、noncoreでは、全て内勤のスタッフが作業を担当しているため、打ち合わせ後すぐに業務に取り組むことができます。急な請求書発行依頼などにも柔軟に対応いたしますので、お気軽にご相談ください。
noncoreのサービス開始までの流れ
- お問い合わせ
サイトのフォームまたは電話でご連絡ください。 - ヒアリング・ご提案
ご依頼されたい業務内容やご希望のプランなどをヒアリングします。作業データの共有方法についても、お客様のシステム、クラウドサービス、写真管理ツールなど、ご利用の方法に合わせて提案いたします。 - ご利用プランの決定
各種プランからご選択いただき、ご利用時間を決定します。 - ご依頼ツールの開通
業務ご依頼時に使用するツールを準備します。 - 業務依頼スタート
初回のご依頼前にディレクターと打ち合わせを行い、業務を開始します。
（最短1日で完了！）
まずは資料ダウンロードから！ noncoreが業務効率化をサポート
noncoreは、お客様の課題やニーズに合わせて、最適なサービスを提供いたします。
「請求書発行・送付業務を効率化したいけど、何から始めればいいか分からない…」
「BPOサービスに興味はあるけど、自社に合うかどうか不安…」
そんな方は、ぜひ一度、noncoreへご相談ください。
経験豊富なスタッフが、お客様の現状をヒアリングし、最適なソリューションをご提案いたします。
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よくあるご質問
Q 導入されている会社の規模感を知りたい。
社員数1名から、約5000名規模の会社様まで導入いただいております。
Q 導入されている会社で社員数100名を超えている割合を知りたい。
2022年12月時点で、57%となっております。
Q 同一の会社で部署を分けて複数導入できますか？
導入いただけます。また業務内容も同時に複数ご依頼いただけます。
Q 個人事業主はノンコアを利用できますか？
導入いただけます。また導入実績もございます。
Q 打ち合わせ時間もチャージした時間から消化されますか？
基本的に業務をご依頼いただく際に発生する打ち合わせ（ChatWorkや電話等）にかかる時間はカウントしておりません。デザイン制作やプレゼン資料作成などあらかじめ実行まで綿密に打ち合わせ調整が必要な業務の場合は事前にご相談させていただく場合がございます。
Q 120時間でどのくらいの業務量を依頼できますか？
ご依頼される業務内容にもよりますが、オフィスワークで業務時間が40%ある会社は優秀と言われます。ノンコアのプランは業務だけの時間となりますので、120時間とするとフルタイムの方の約2ヶ月分相当の業務時間をご依頼できることになります。
業務時間≠勤務時間のため、業務時間は勤務時間に比べると処理する業務量が大きく増えます。福利厚生等や備品等も不要になるためコストダウンにつながります。
Q 情報管理はどうなっていますか？
アシスタント採用においては、秘密情報保持契約（NDA）を結んでおります。その他、業務上知り得た情報は徹底した管理を行っておりますので、安心してご利用いただくことが可能です。
Q アシスタントはどのような方ですか？
当社のアシスタントは、実務経験のある20代～50代の女性が中心となります。
お客様の「個人情報」や「社内機密情報」が含まれる業務の場合、社内勤務のスタッフのみで対応しております。
またデザインや専門職は、結婚や出産、介護を機に企業で勤務することが困難になった方々が当社のオンラインワークでご活躍いただいております。
Q 料金プランは変更できますか？
ノンコアは使い切りチャージ型の料金プランで利用期限もございません。そのため、プランの変更はあらかじめご購入いただいたプランを使い切るタイミングで、新しいプランを追加チャージするという形で変更することが可能です。
Q 個人事業主や個人でも申し込めますか？
お申込みいただけます。弊社では契約に関して法人・個人などの規定は設けておりません。
Q 個人情報の取扱いについて教えてください。
ご記入いただいた個人情報については、適切に管理し、法令等による場合を除き、ご本人の同意なく第三者に開示、提供することはございません。
Q 対応いただける時間帯を教えてください。
平日9：00～18：00を対応時間とし、土日祝日（年末年始・ゴールデンウィーク・お盆）は基本休業とさせていただきます。
年末年始・ゴールデンウィーク・お盆の休業日程に関しては、HPにてお知らせいたします。
またご依頼の返信に関しまして、時間外にご連絡いただいたものに対してはディレクターからの返答は翌日以降になりますのであらかじめご了承ください。
Q お支払い方法について教えてください。
お支払いに関しては、（HPにて）お申込みいただいた月末締めの翌月末払いでお願いしております。またプランによっては分割などの自動振替によるお支払いも可能です。
Q オフラインの業務を依頼することはできますか？
運営を福岡市内で行っている為、福岡市内または近郊のご依頼は可能です。対応業務は、ファイリング・印刷・資料の電子化・郵送物の発送などオフラインにて行っています。詳細はお問合せ下さい。
Q 翻訳作業は可能でしょうか？
一部言語の対応（英語・韓国語・中国語）は可能です。
Q コミュニケーションはどのような方法で取ればいいですか？
Chatworkを中心にコミュニケーションを取ります。もしお客様のご希望のツールがございましたら可能な限り対応致します。
Q 担当するディレクターが、お休みだった場合はどうなりますか？
クライアントごとに同じチームメンバーで情報を共有しておりますので、ディレクターが休みであってもしっかりとサポートいたします。ご安心ください。
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