会社の事業を拡大する際、新しい事業を始める際など、会社を運営していると出てくる問題が人材採用です。

人材採用は経営戦略と照らし合わせながら進めて行かなければならないため、自社で完結することがベストだと考えられがちですが、人材不足の社内においてその全ての業務を社内でまかなうことが本当に良い選択でしょうか。

急いで良い人材を探したいために、求人サイトやハローワーク、人材派遣会社など、あらゆる媒体に登録したものの、採用担当にさける人材のリソースが足りず、次から次に掛かってくる電話や問い合わせのメールに対応できないというケースが多く見受けられます。

そこで、マンパワー不足の企業がスムーズな採用活動ができるよう支援するのが、RPO（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）サービスです。

RPOとは、バックオフィス業務の外注を行うBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスの中でも採用に特化した代行業務のことです。RPOサービスを行う企業は応募者からの電話、メール、問い合わせの受付から、面接の日程設定など、人材採用を成功に導くためのサポートを行います。

今回はRPOサービスの中から、最も手間のかかる応募者との連絡業務を依頼した場合について解説していきます。

RPOサービスでできること

応募者との連絡業務に関して、RPO（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）サービスができることについてまとめました。

①：応募者とのスピーディーな対応

昨今は、採用募集をする際、より良い人材を短期間で見つけるために、ホームページやハローワークだけでなく、さまざまな求人サイトや求人誌を活用する企業が増えています。

そのため多くの媒体を通じて応募者から応募の連絡や問い合わせが届くのですが、通常業務に加え、一人ひとりへの対応の業務が増えると人事担当にかなりの負荷がかかります。

RPOサービスを利用すれば、連絡が届くたび、すぐに返信できます。

数多くの企業から「ここで働きたい！」と見つけてくれた応募者に対し、即レスポンスをすることで、応募者の取りこぼしを防ぐことができます。

②：応募者との面談の日程を調整

応募者とのやりとりが進み、いよいよ面談となった場合、応募者と採用担当との日程の調整が必要です。

この調整のやりとりもRPOサービスの担当者に全てお任せ。あらかじめ複数の候補日を伝えておけば、その中から日程を調整し、面談のスケジュールを組んでくれます。

新店舗のオープンなどで多くのアルバイトを採用する場合など、人数が多ければ多いほどRPOサービスを利用することで負担を減らすことができます。

③：人事採用担当の業務改善

応募者の管理や個々への連絡など、どのスタッフが担当しても成果に大きな差が出ない業務はRPOサービスを利用することで、社内業務の効率化を図ることができます。

細かな連絡を任せることができる分、担当者は重要な面接の準備などコア業務に集中することができます。

RPOサービス利用の手順

RPOサービスを利用したいと思ったら、まずは社内で準備しておくことがあります。代行会社に問い合わせをする前に準備をしておくとサービスの開始までがスムーズです。

1.求人内容・求人掲載媒体を確認

今現在、会社がどの分野の人材を募集しているのか、募集の条件等をリストにまとめておきましょう。また求人を掲載している媒体が多岐に渡る場合は、媒体名などもまとめておく必要があります。

2.応募者への返信方法・管理方法を確認

応募者から問い合わせや応募の連絡がきた場合、どういった返信をしていくのか、予想される質問のQ＆Aなどがあれば用意しておくとスムーズです。

また、応募者の管理方法はどのように行うのか、従来の方法なども確認しておきましょう。RPOサービスの会社では、人事に精通したスタッフが在籍しています。より効率的な管理方法なども教えてくれますので、相談してみるのも良いかもしれません。

メールの返信に会社のドメインを利用する場合は、新しくメールアドレスを発行するなどの準備が必要になります。

3.人事業務での課題を確認

RPOサービスでは、応募者への連絡のほか、求人広告の掲載やスカウトメールの送信などさまざまな業務も請け負うことができます。

今企業が抱えている課題が他にないかどうか、これを機に見直してみると、より業務改善に繋がります。

4.RPOサービス会社を探す

事前の準備が終われば、次はパートナーとなるRPOサービス会社を探しましょう。

金額もサービスも会社によって異なりますので、自分たちが抱えている課題をどこまで、どのくらいの金額で解決してくれそうか見極めましょう。

RPOサービスだけでなく、バックオフィス業務も依頼できる企業もありますので、今後事務業務や営業業務のサポートも依頼したい場合は、幅広いサービスを展開している企業を選択するのがベストです。

人事のプロが在籍！ RPO・BPOサービスを利用するなら「noncore（ノンコア）」

オフィス業務代行サービスを展開するnoncoreは、人事のプロフェッショナルだけでなく、オフィス業務に関するあらゆる分野に精通したスタッフが在籍しています。以下でnoncoreを利用すべきポイントについてまとめました。

ポイント1：人事・営業・総務・広報、あらゆるオフィス業務をサポート！

noncoreはRPOサービスはもちろん、BPOサービスも充実しています。

伝票入力や見積もり作成、顧客リスト作成といった営業業務から、ECサイト運営、ライティングなどの広報業務、庶務、総務など、あらゆるオフィス業務をサポートします。

担当するのは、それぞれの業務に長けたスタッフです。noncoreではスタッフの採用時に、独自の採用基準を設けており、一定以上のスキルを持ったスタッフが担当しますので、安心してお任せいただけます。

ポイント2：利用期限なし！ 業界唯一のチャージ型料金プラン

RPOサービス会社の料金プランは、時給制であったり、月額であったり、業務量に応じた従量課金であるケースがあります。

依頼する量がはっきりと決まっていれば従量課金や時給制でも良いかもしれませんが、採用のように想像していた以上に応募があって、費用が膨らんでしまったという場合や、月額制にしていたのに応募数が少なくて依頼する業務内容がほとんどなかったということも起こりえます。

noncoreでは、企業様が料金面で不安になることがないよう、チャージ型のプランを採用。3つのチャージ時間から業務内容に応じて選んでいただき、その時間内であれば応募者への連絡のほか、オフィス業務も依頼いただけます。

また、利用期限もありませんので、「今月はお願いする仕事が少なかった・・・」となった場合でも損をすることはありません。

プランは以下の3つからお選びいただけます。

①「20時間分チャージ」：77,000円（税込）

初めて利用する方におすすめのプランです。採用の人数が少なく、応募者への連絡にあまり手間がかからないと考える場合や、お試しで利用してみたい場合にピッタリです。

②「120時間分チャージ」：396,000円（税込）

中小企業の新卒採用や、新店舗のアルバイト募集など、多くの人材を募集し、応募者とのやりとりに時間がかかる場合はこちらのプランがおすすめです。

③「240時間分チャージ」：726,000円（税込）

応募者への連絡だけでなく、そのほか毎月発生するオフィス業務もまとめて依頼したいという方はこちらのプランです。利用期限がありませんので、使いきれないかもという不安もありません。

ポイント3：打ち合わせ後、即日対応可能！

一般的なBPOサービスの会社では、在宅勤務の社員が作業を担っています。そのため、窓口でお客様からの問い合わせを受けてから、業務の開始までに数日時間がかかってしまうということがあります。

noncoreでは、全て内勤のスタッフが作業を担当します。打ち合わせ後すぐに内勤のスタッフに業務を振り分け、作業に取り組むことができますので、急ぎの業務もお任せください。

ポイント4：打ち合わせは30分無料！

BPOサービスの会社では、打ち合わせごとに料金がかかるケースもあります。そうすると、突発的な業務の変更や、追加があった場合に毎回お金をかけて打ち合わせを行わなければなりません。

noncoreはお客様が抱えるオフィス業務の課題解決を二人三脚となりサポートします。そのため、業務開始後も、採用募集枠を増やしたり、採用項目を増やすなど業務に関する打ち合わせは無料（30分/回）で対応しています。

会社様の良きパートナーとなり、業務改善の一翼を担います。

ポイント5：秘密保持も安心

人事の仕事は個人情報を扱います。そのため、アウトソーシングに依頼するのがネックだと思う方もいるかもしれませんが、noncoreでは企業の機密事項を扱う際にはNDA（秘密保持契約）を交わしています。

また内勤のスタッフが業務を担当するため、Wi-Fi経由によるウイルス感染などから企業の大事なデータを守ることができます。

noncoreのサービス開始までの流れ

noncoreに依頼をいただいた場合、サービス開始までのステップについてまとめました。

1.無料相談に問い合わせ

まずは無料相談にお問い合わせください。担当のディレクターがお話を伺い、採用業務の課題や、応募者への連絡方法などを細かく確認していきます。

課題に合わせて、noncoreではどういったサポートができるのか、サポート内容をディレクターが提案します。

2.料金プランの決定

3つの料金プランから、希望のプランを選んでいただきます。

依頼いただいた内容ではどのくらいのプランが最適かもディレクターがお伝えしますので、どのプランを選んで良いかわからないという場合はご相談ください。

3.契約締結・業務開始

料金プランが決まれば契約を締結し、業務開始です！

採用募集の心強いサポーター！ noncore

ほとんどの企業で働く人事のスタッフは、採用だけでなく、労務の業務も担当していることが多いと思います。

日々の業務に追われる中で、さまざまな求人媒体を駆使し、応募の対応や面談のスケジュール管理の全てを担当するのはとてもハードです。

人材不足が問題となっている今は、採用の方法についてもしっかりと考えなければ良い人材に出会えません。

そのため、採用の方法や面談などコア業務にしっかりと注力ができるよう、誰でもできる煩雑な業務は事務処理のプロフェッショナルに依頼するのが、業務効率をあげ、良い人材を採用できる近道といえます。

noncoreでは、人事のほか、あらゆるオフィス業務に関するサポートを行っています。オフィス業務でのお困りごとがありましたら、無料相談へお気軽にお問い合わせください。

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