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数量計算・内容照査の課題をBPOで解決!コスト削減と品質向上を実現

建設業界で働く皆様にとって、「数量計算書」は業務の根幹を支える存在です。プロジェクトの予算策定、資材調達、そして最終的な利益に直結する、非常に重要な書類と言えます。

その重要性は十分に理解されている一方で、現場では人手不足専門知識の偏り、そして厳しい納期という制約から、どうしても残業による対応やミスが発生してしまう現状も否定できません。

このコラムでは、建設業における「数量計算書」と、その品質を担保するための「内容照査」に焦点を当て、その重要性を改めて確認するとともに、現場が抱える具体的な課題を掘り下げていきます。

そして、これらの課題を克服するための有効な解決策として、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)という新しい可能性を探っていきます。

目次

数量計算書とは?

「数量計算書」は、建設プロジェクトの成否を大きく左右する、まさに「設計図の数値化」とも言える重要な書類です。

設計図面に基づき、使用する資材の量や工事規模を数値化したもので、その精度が低いと資材の過不足、予算超過、そして工期遅延など、後続の工程全体に深刻な影響を及ぼします。過去には、ほんのわずかな計算ミスが数千万円単位の損失に繋がってしまった事例もあるほどです。

数量計算書の具体的な役割

数量計算書は、建設分野において具体的に以下のような重要な役割を担っています。

  • 予算策定の基盤
    プロジェクト全体の予算を策定する際の、基礎となるデータです。必要な資材量を正確に把握することで、無駄なコストを削減し、予算内でのプロジェクト完了を目指します。
  • 資材調達の最適化
    資材調達計画を立てる上で、必要不可欠なものです。必要な資材を、適切なタイミングで、過不足なく調達することで、工事の遅延を防ぎ、プロジェクトを円滑に進めることができます。
  • 見積作成の根拠
    工事の見積もりを作成する際の、重要な根拠となります。正確な数量に基づいた見積もりは、契約金額の妥当性を確保し、将来的なトラブルを回避する上で、とても大切です。

数量計算書の種類

数量計算書には、プロジェクトの性質や段階に応じてさまざまな種類が存在し、それぞれに専門的な知識が求められます。

  • 基礎数量計算書
    構造物の基礎部分に必要な資材の数量を算出します。
  • 躯体数量計算書
    建物の骨組み部分を構成する部材の数量を計算します。
  • 仕上げ数量計算書
    内外装の仕上げ工事で使用する材料の数量を算出します。

その他、仮設工事、電気設備工事、機械設備工事など、工事の種類に応じて専門的な数量計算書が作成されます。

これらの作成には、専門的な知識と多くの時間を要するため、担当者の負担は決して小さくありません。

数量計算書の作成における現場の課題

建設プロジェクトにおいて、重要な役割を担う数量計算書ですが、その作成現場では避けて通れない課題も存在します。

課題1. 時間不足(残業による対応)

建設プロジェクトは常に厳しい納期との戦いです。その中で、詳細かつ正確な数量計算書を作成するための十分な時間を確保することは、現場にとって大きな負担となっています。

小規模プロジェクトの場合

例えば、内装の一部改修といった小規模なプロジェクトであっても数量計算書の作成には、半日から数日の時間を要します。

多くの場合、少人数のチームで対応せざるを得ず、他の業務との兼ね合いから十分な時間を捻出することが難しい状況が見られます。

特殊な形状や仕上げを選定する場合や、経験の浅い担当者が対応する場合はさらに時間を要することも少なくありません。(もちろん、概算数量であれば、比較的短時間で対応できる場合もありますが、精度が求められる場面では、限界があります。)

中規模プロジェクトの場合

戸建て住宅の新築や、小規模な商業施設の建設といった中規模プロジェクトでは、数量計算書の作成に数日から1週間程度かかるのが一般的です。

数人から十数人のチームで対応しますが、設計図面や仕様書に基づいた詳細な拾い出し作業は、常に納期へのプレッシャーの中で進められます。

設計図面の精度や情報量の不足、クライアントからの細かな要求事項への対応などが加わると、時間的な制約は一層厳しさを増します。

大規模プロジェクトの場合

大型インフラプロジェクトや、高層ビルの建設といった大規模プロジェクトになると、多数の専門家チームが連携し、非常に複雑なデータ分析と膨大な量の計算を行う必要があり、数量計算書の作成には数週間から数ヶ月という長期間を要することがあります。

BIM(Building Information Modeling)などのツールを活用しても、大量のデータを整理・確認する作業には、相応の時間を要し、プロジェクト全体のスケジュールに影響を与えることもあります。

課題2. 対応者の不足(人数不足)

時間的な制約に加え、現場を悩ませているのが担当者のスキル不足です。

数量計算書を作成するためには単に数字を計算するだけでなく、設計図面を正確に読み解く読解力、建築・構造・設備の専門知識、そして数量計算に関する実践的なスキルが不可欠です。

しかし、これらのスキルを十分に備えた人材は不足しており、特にBIMなどの新しいツールに対応できる人材の育成は急務となっています。

数量計算書の作成は非常に精密な作業であり、わずかなミスが大きなコスト増に直結する可能性があります。そのため、担当者は常に大きなプレッシャーを感じながら、業務に取り組んでいます。経験の浅い担当者が作成した場合、ベテラン担当者によるチェックも必要となり、結果的に更なる時間的負担を生むという悪循環も生まれています。

また、属人的なスキルに依存しやすく、担当者が不在になった場合に業務が滞ってしまうというリスクも抱えています。

このような時間とスキルの不足は、数量計算書の品質低下を招き、資材の過不足、予算超過、そして工期遅延といった形で建設プロジェクト全体に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

このような課題を抱える現場において、作成された数量計算書を、第三者の視点から詳細に確認する「内容照査」は、品質を確保し、リスクを低減するための重要な役割を果たします。

内容照査とは?

「内容照査」とは、作成された数量計算書に対して、専門的な知識や経験を持つ第三者が、その内容を詳細に確認するプロセスのことです。

数量計算書の内容照査の目的

数量計算書のわずかな誤りが、プロジェクト全体に大きな損失をもたらす可能性があることは前述した通りです。

例えば、数量の誤りは、資材の過剰発注や不足を引き起こし、無駄なコスト増や手戻りによる工期遅延に直結します。また、計算方法の誤りは、見積もり金額の信頼性を損ない、契約上のトラブルに発展する可能性も否定できません。

これらのリスクを未然に防ぎ、数量計算書の客観的な正確性と、信頼性を確保することこそが、「内容照査」の最も重要な目的です。

「内容照査」を徹底することで、計算ミスや見落とし、設計図面との不整合といった問題点を早期に発見・修正し、精度の高い数量計算書を作り上げ、プロジェクトを円滑に進めるための強固な基盤を築くことができます。

内容照査のプロセス

「内容照査」は、建設プロジェクトにおける「デザインレビュー」「技術審査」「ピアレビュー」など、組織や業界によってさまざまな名称で呼ばれますが、その目的は共通しています。

一般的には、以下のような段階を経て実施されます。

  1. 照査計画の策定
    効果的な照査を行うための準備段階です。照査の目的、範囲(どの部分をチェックするのか)、基準(何を基準に正誤を判断するのか)、スケジュール、担当者を明確に定義します。
  2. 初期照査
    プロジェクトの初期段階で、基本的な部分や重要な箇所を中心に確認を行います。早期に潜在的な問題点やリスクを洗い出すことを目的とします。
  3. 中間照査
    プロジェクトの進捗に合わせて、詳細な部分の確認を行います。技術的な側面や、各要素間の整合性などを評価します。チェックリストの活用や、関係者とのレビュー会議などが用いられます。
  4. 最終照査
    プロジェクトの完了直前に、最終的な数量計算書が、すべての要求事項を満たしているかを総合的に確認します。
  5. 照査結果の報告
    照査で発見された問題点や改善点などを文書にまとめ、関係者に報告します。
  6. フィードバックと改善
    報告された内容に基づき、数量計算書を修正・改善します。また、今回の照査で得られた教訓を、今後に活かすための検討も行います。

内容照査における課題

このように、数量計算書の品質向上に不可欠な内容照査ですが、その実施にもいくつかの課題が存在します。

課題1. 照査者の確保

質の高い内容照査を行うためには、高度な専門知識と、豊富な経験を持つ照査者が必要です。しかし、建設業界全体で、人材不足が深刻化する中、十分なスキルを持つ照査者を確保することは容易ではありません。

また、照査者の経験や知識レベルにばらつきがある場合、照査の質にムラが生じてしまう可能性もあります。

課題2. 時間の制約

内容照査は、詳細な検討を要するため、相応の時間を必要とします。しかし、建設プロジェクトは常に、厳しい納期に追われており、内容照査に十分な時間を割けないケースも少なくありません。

結果として形式的なチェックに終始してしまい、実質的な品質向上に繋がらないという課題も考えられます。

課題3. 属人化と標準化の課題

内容照査の進め方や着眼点が担当者に依存し、標準化されていない場合、網羅的なチェックが難しく見落としが発生するリスクが高まります。

また、担当者が不在になった場合に適切な照査が実施できなくなる可能性もあります。

課題4. 最新技術への対応

BIMなどの新しい技術が普及する中で、内容照査もこれらの技術に対応していく必要があります。しかし、現状では、BIMを活用した内容照査のノウハウやスキルが不足しており、効果的な照査が実施できていないケースも見られます。

これらの課題を抱える現場において、質の高い内容照査を継続的に実施していくことは、容易ではありません。しかしこれらの課題を解決し、内容照査の質を向上させることは、数量計算書の精度を高め、ひいては建設プロジェクト全体の成功に不可欠です。

このような状況に対し、外部の専門的な力を活用するBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)が、有効な解決策となる可能性があります。

数量計算書・内容照査におけるBPOの可能性

建設業界が抱える時間とスキルの不足、そして内容照査におけるこれらの課題を背景に、近年注目されているのが、数量計算書および内容照査業務を外部の専門業者に委託するBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)という選択肢です。

BPOに依頼するメリット

① 専門性とスキルを活用できる

BPOの専門業者は、高度な知識と、豊富な経験を持つ人材を有しています。そのため、自社で抱えるスキル不足を補い、質の高い数量計算書作成や、精緻な内容照査が期待できます。

特に、BIMなどの最新技術に対応できる専門家を必要な時に必要なだけ活用できる点は、自社で育成する時間やコストを考えると、大きなメリットとなります。

また、さまざまな業界やプロジェクトのベストプラクティスに触れている専門家からの知見は、自社の業務改善にも繋がる可能性があります。

② 時間とコストの削減

BPOを活用することで、これまで自社内で数量計算や内容照査を行うために費やしていた時間や、それらに携わる人件費を、大幅に削減できます。

特に、繁忙期や急なプロジェクトの発生、あるいは担当者の退職などによる一時的な人員不足の際にも、外部の専門チームが迅速に対応してくれるため、業務の滞りを防ぎ納期遵守に大きく貢献します。

固定費である人件費を、変動費化できるという点も、経営的なメリットとして見逃せません。

③ 業務の効率化と標準化

BPO業者は、長年の経験に基づいて洗練された効率的な業務プロセスと、品質を担保するための徹底的な標準化された手法を持っています。そのため、担当者によるスキルのばらつきをなくし、常に一定以上の高い品質を維持することが可能となり、属人化によるリスクを回避できます。

また、最新の数量計算ソフトやBIMツールなどの設備投資もBPO業者側が行うため、自社での初期投資を抑えつつ、最新の技術を活用した高度な業務遂行が期待できます。

④ コア業務への集中

煩雑で時間のかかる数量計算や、専門知識を要する内容照査といったノンコア業務を外部に委託することで、社内の貴重なリソースを企画、設計、現場管理、顧客対応といった、より創造性や専門性を必要とするコア業務に集中させることができます。

これにより、従業員のモチベーション向上や、企業全体の生産性向上、ひいては競争力強化に繋がります。

⑤ 第三者による客観的な視点でのチェック

内容照査をBPOに依頼する場合、社内の人間関係や力関係といったバイアスに左右されることなく常に独立した第三者という客観的な視点での、厳格なチェックが期待できます。

そのため、社内では見過ごされがちな些細なミスや、潜在的なリスクを早期に発見し、より質の高い成果物を作り上げることが可能になります。これは、顧客からの信頼獲得にも繋がる重要な要素です。

BPOに依頼するリスク

BPOへの依頼の際には、しっかりとリスクも把握しておきましょう。

① 情報セキュリティのリスク

数量計算書や設計図面など、機密性の高い情報を外部業者に提供する必要があるため、情報漏洩のリスクが伴います。

委託先の選定にあたっては、信頼できる業者を選定し、契約締結時には秘密保持契約(NDA)の内容を確認し、万が一の事態に備えた責任範囲を明確にしておくことが重要です。

② コミュニケーションの発生

外部のBPO業者との連携には、どうしても社内でのやり取りと比較して、指示伝達、進捗確認、質疑応答など、一定のコミュニケーションコストが発生します。

委託範囲が広範囲にわたる場合や、複雑な案件の場合には特に密な連携が不可欠となるため、スムーズな情報共有や、迅速な意思疎通を図るための明確なコミュニケーションルールや報告体制を事前に構築しておくことが重要です。

特に、緊密な連携が求められるプロジェクトや、頻繁な仕様変更が予想される場合には、BPO業者との間で柔軟な対応が可能となるような契約内容や連携体制を構築しておく必要があります。

BPOの導入は、数量計算書と内容照査における課題解決の有効な手段となりえますが、上記のようなメリットとリスクを事前に詳細に把握し、自社の現状の課題や将来的な事業戦略、そして許容できるリスクの範囲などを総合的に考慮した上で慎重に検討することが重要です。

また、導入後もBPO業者との継続的なコミュニケーションを図り、定期的な見直しを行うことでより効果的なBPOの活用に繋げることが求められます。

まとめ

建設プロジェクトにおいて「数量計算書」は、プロジェクトの生命線です。しかし、その作成には専門知識と時間を要し、現場では人手不足やスキル不足が課題となっています。「内容照査」も同様の課題を抱え、数量計算書の品質確保を困難にしています。

本コラムでは、これらの課題を解決する手段として、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)をご紹介しました。BPOは専門性の活用やコスト削減といったメリットがある一方、情報セキュリティなどのリスクも考慮が必要です。

BPOの導入には慎重な検討を要しますが、戦略的に活用することで数量計算業務の効率化と品質向上に貢献し、建設プロジェクト全体の成功を後押しする可能性があります。

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平日9:00~18:00を対応時間とし、土日祝日(年末年始・ゴールデンウィーク・お盆)は基本休業とさせていただきます。

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お支払いに関しては、(HPにて)お申込みいただいた月末締めの翌月末払いでお願いしております。またプランによっては分割などの自動振替によるお支払いも可能です。

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