書類電子化をBPOで外注！ペーパーレス化を実現し、保管コスト削減と業務スピードを同時に達成

デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進と働き方改革の深化により、企業における書類の電子化需要が急速に拡大している現代において、紙書類のデジタル化は業務効率化と情報管理の高度化に不可欠な取り組みとなっています。しかし、「膨大な紙書類の電子化に人手が足りない…」「スキャン作業と検索可能なデータ化に時間がかかりすぎる…」「重要書類の品質確保とセキュリティ管理が困難…」といった問題に多くの企業が直面しています。

特に、ペーパーレス化の推進と法令要件への対応により、従来以上に高品質で効率的な電子化プロセスが求められ、また多様な書類形式への対応やデータ活用基盤の構築など、多層的な課題が同時に発生しています。これらの業務は、本来の戦略的業務や専門業務に集中すべき担当者の時間を圧迫し、企業のデジタル化推進を阻害する要因となっています。

このコラムでは、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用した各種書類の電子化業務の効率化について詳しく解説します。専門BPOサービスを活用することで、書類電子化の複雑性による課題を根本から解決し、各担当者が本来の専門業務に集中できる環境を実現する方法をご紹介します。

各種書類の電子化業務の現実…企業の管理部門を圧迫する4つの深刻な課題

効率的で高品質な書類電子化は企業にとってデジタル化推進と情報活用の基盤となる重要な取り組みです。しかし、多くの企業では以下のような深刻な課題に直面しています。

課題1：複雑な電子化プロセス・品質管理による業務負荷の激増

現代の企業書類には、多様な形式とサイズの書類を高品質でデジタル化する作業が必要です。以下のような複雑な業務が求められます：

• 書類の仕分け・準備：書類種別の分類、破損・汚れの確認、ホチキス除去等の前処理
• スキャニング作業：解像度・色調整、歪み補正、ファイル形式の最適化
• OCR処理：文字認識精度向上、検索可能データへの変換
• 品質チェック：画像品質、文字認識精度、ファイル完整性の確認
• ファイル管理：命名規則の統一、フォルダ構成の整理、メタデータ付与
• データベース登録：文書管理システムへの登録、検索タグの設定

これらの業務は、単純なスキャンを超えて、書類特性の理解、技術的専門知識、継続的な品質管理など、高度な能力と集中力が求められます。また、重要書類の取り扱いには厳重なセキュリティ管理も必要です。

課題2：多様な書類形式・法令要件への対応による効率性の悪化

企業は通常、異なる目的と重要度を持つ多様な書類を保有しており、それぞれ独自の電子化要件を持っています。書類種別の多様化により標準化が困難で個別対応の複雑化が避けられません。

• 契約書類：高解像度での電子化と法的有効性の確保
• 財務書類：数値データの正確性と長期保存への対応
• 人事書類：個人情報保護とアクセス制御の厳格化
• 技術資料：図表・グラフの品質保持と検索性向上
• 古い書類：劣化・変色への対応と復元処理

各書類は独自の保存期間、品質要件、セキュリティレベルを持っているため、効率的な電子化には書類特性ごとの専門知識が必要です。また、電子帳簿保存法等の法令要件への確実な対応も継続的な負荷となっています。

課題3：品質確保と処理速度の両立困難

効果的な書類電子化を実現するには、高い品質と迅速な処理が不可欠です。しかし、多くの企業では品質向上と時間短縮の間での最適解発見に課題を抱えています。

特に以下の要素の管理と両立が困難となっています：

• 画像品質の確保：可読性と検索性を兼ね備えた高品質な電子化
• データ精度の向上：OCR処理と文字認識の高精度化
• 処理速度の向上：大量書類の迅速な電子化完了
• セキュリティの確保：機密書類の適切な取り扱いと情報保護
• 継続性の維持：定期的な電子化業務の安定した実行

これらの管理は専門的な技術知識と豊富な経験が必要で、また予期しない書類状態にも柔軟な対応が求められるため、一般的な事務担当者には重い負担となっています。

課題4：電子化専門人材不足と業務継続リスク

高品質な書類電子化は企業のデジタル化推進の重要な基盤ですが、スキャニング技術と文書管理に精通した人材の確保が困難になっています。また、電子化業務の遅延は業務のデジタル化進度を損なうため、業務継続性の確保が重要な課題となっています。

多くの企業で以下のような人材・スキル不足が発生しています：

• 技術スキル：スキャニング技術とOCR処理に精通した人材の不足
• 品質管理能力：電子化品質を適切に評価・改善できる人材の不足
• 文書管理知識：法令要件と企業規程を理解できる人材の不足
• 情報セキュリティ：機密書類を安全に処理できる人材の不足
• システム活用能力：文書管理システムを効率的に操作できる人材の不足

特に中小企業では、限られた人材でこれらの複雑な業務をこなさなければならず、担当者の退職や休職により電子化業務が停滞し、デジタル化推進に大きな影響が生じるリスクが懸念されています。

BPOが各種書類の電子化業務の課題を解決する6つの理由

各種書類の電子化業務の専門BPOサービスは、上記の課題を根本から解決する有効な手段です。なぜBPOが効果的なのか、その理由を詳しく解説します。

理由1：専門技術活用による高品質な電子化プロセス

専門BPO事業者は、最新のスキャニング技術とOCR処理システムを組み合わせ、高品質な電子化を効率的に実現できます。書類の状態や種別に関わらず最適な電子化を提供します。

主な技術的優位性：

• 高性能スキャニング技術：解像度最適化、色調補正、歪み補正の専門技術
• AI活用OCR処理：最新AI技術による高精度文字認識
• 品質管理システム：自動品質チェックと人的検証の組み合わせ
• 文書管理技術：効率的なファイル管理とメタデータ付与

理由2：多様な書類形式への完全対応

専門BPO事業者は、様々な業界・分野の書類電子化経験を持ち、企業特有の要件に完全に対応した電子化を実行します。書類特性の習得に時間をかけることなく、即座に最適な電子化を提供できます。

• 契約書類対応：法的有効性の確保と高精度電子化
• 財務書類対応：数値データの正確性確保と長期保存対応
• 人事書類対応：個人情報保護と厳格なセキュリティ管理
• 技術資料対応：図表品質の保持と検索性の向上

理由3：効率的な大量処理による処理速度向上

BPO事業者は、書類電子化に特化した作業環境と効率的なプロセスにより、大量書類の迅速な処理を実現します。企業のデジタル化進度を大幅に向上できます。

理由4：法令対応とセキュリティの確実な実現

専門BPO事業者では、電子帳簿保存法等の法令要件と情報セキュリティ要件を満たす電子化プロセスを確立しています。コンプライアンスリスクを排除しながら安全な電子化を実現できます。

理由5：スケーラブルな対応による柔軟性確保

企業の成長や電子化ニーズの変化に応じて、書類電子化の需要は変化します。BPOサービスなら、これらの変化に柔軟に対応し、常に最適なサービスレベルを提供できます。

理由6：コア業務への集中による戦略的価値創出

書類電子化をBPOに委託することで、社内の担当者はデータ活用、システム企画、業務改善など、より付加価値の高い業務に専念できるようになります。

成功事例：各種書類の電子化BPOの導入効果

実際にBPOサービスを導入した企業の成功事例をご紹介します。これらの事例は、BPOの具体的な効果と導入のメリットを示しています。

事例1：法律事務所A社（従業員80名）- 契約書類電子化による業務効率70%向上

課題：10万件以上の契約書類の電子化に事務スタッフが月200時間を費やし、法的有効性の確保とセキュリティ管理に苦戦していました。また、検索可能なデータベース構築も困難でした。

解決策：法的書類特化の電子化BPOサービスを導入。高解像度スキャンとOCR処理により検索可能なデータベースを構築し、厳格なセキュリティ管理体制を確立しました。

効果：

• 電子化処理時間：200時間 → 60時間（70%削減）
• 書類検索効率：検索時間90%短縮
• 保管コスト：物理保管スペース80%削減
• 事務スタッフ：顧客対応業務に集中可能

事例2：製造業B社（従業員800名）- 技術資料電子化による知識管理効率化

課題：30年間蓄積された技術資料・図面類の電子化が急務でしたが、図表の品質保持と検索性確保の両立が困難で、技術者の知識共有に支障が生じていました。

解決策：技術資料専門の電子化BPOサービスを活用。高解像度スキャンと専門OCRにより図表品質を保持しながら、検索タグ付与により知識データベースを構築しました。

効果：

• 技術資料検索：検索時間80%短縮
• 知識共有効率：技術者間の情報共有50%向上
• 開発効率：過去資料活用により開発期間15%短縮
• 技術者：開発業務に専念可能

事例3：病院C院（病床数500床）- 患者記録電子化による医療情報管理向上

課題：患者カルテや検査結果等の医療記録の電子化に医事課スタッフが大量の時間を要し、また個人情報保護と法令遵守の確保が困難でした。

解決策：医療分野特化の電子化BPOサービスを導入。医療情報システムとの連携と厳格なセキュリティ管理により、安全で効率的な電子化を実現しました。

効果：

• 電子化処理効率：処理速度300%向上
• 情報アクセス性：医療情報検索時間70%短縮
• コンプライアンス：法令遵守100%達成
• 医事課：患者対応業務に専念

BPO導入のステップと選定ポイント

各種書類の電子化業務のBPO導入を成功させるためには、適切な準備と業者選定が重要です。以下に具体的なステップと選定ポイントをご紹介します。

導入ステップ

ステップ1：現状分析と要件整理

• 現在の書類保管状況と電子化対象の詳細把握
• 書類種別・量・品質要件の現状分析
• 法令要件とセキュリティ要件の確認
• 課題の優先順位付けと改善目標の設定

ステップ2：BPO業者の選定と比較

• 複数業者からの提案書取得
• 電子化技術と品質管理体制の確認
• セキュリティ体制と法令対応力の評価
• 処理能力とコストパフォーマンスの比較

ステップ3：パイロット運用と効果検証

• 限定された書類での試験導入
• 電子化品質と処理速度の詳細測定
• 課題の抽出と本格運用に向けた調整
• セキュリティと機密保持の検証

ステップ4：本格運用と継続改善

• 全書類への展開と運用体制の確立
• 定期的な品質監査と改善
• 新たな書類種別・要件への対応拡大
• 効果測定と投資対効果の評価

BPO業者選定の重要ポイント

1. 技術力と品質

• スキャニング技術とOCR処理の精度
• 多様な書類形式への対応能力
• 品質管理システムの充実度

2. セキュリティと法令対応

• 情報セキュリティ認証の取得状況
• 機密書類保護の仕組み
• 電子帳簿保存法等への対応力

3. 処理能力と効率

• 大量処理への対応能力
• 処理速度と納期対応力
• 緊急案件への対応体制

4. 継続性と拡張性

• 安定した事業継続能力
• 処理量増加に応じた対応力の拡張性
• 長期的なパートナーシップの構築可能性

まとめ：各種書類の電子化BPOで実現する戦略的デジタルトランスフォーメーション

効率的で高品質な書類電子化は、現代企業にとってデジタル化推進と情報活用の基盤となる不可欠な要素です。しかし、その実現には高度な専門技術と継続的な品質管理が必要で、社内リソースだけでの対応には限界があります。

BPOサービスの活用により、これらの課題を根本から解決し、以下のような戦略的価値を実現できます：

• 大幅な効率向上：処理時間の削減と品質向上の同時実現
• 情報活用の促進：検索可能なデータベース構築による情報活用力向上
• 法令対応の確実化：電子帳簿保存法等への確実な対応
• 人材の有効活用：戦略的業務への人材シフト
• 競争力の強化：デジタル化推進による業務効率向上

特に、各担当者が本来注力すべき戦略的業務—データ活用、システム企画、業務改善、顧客対応—に専念できる環境の実現は、企業の持続的成長にとって極めて重要です。

オフィス業務代行サービス「noncore（ノンコア）」で各種書類の電子化業務を最適化

全国の中小企業延べ100社以上の業務をサポートしている、オフィス業務代行サービス「noncore（ノンコア）」では、各種書類の電子化業務をはじめとした様々なオフィス業務の代行サービスを展開しています。

経験豊富なスタッフが培ってきたノウハウを活かし、お客様が目指す業務改善と生産性向上をサポートします。書類電子化業務においても、高品質と効率性を両立しながら、検索可能で活用しやすいデジタルデータを提供します。

noncoreに依頼するメリット

①業界唯一の利用期限なしチャージ型を採用

月額定額制が一般的な業界内で、初のチャージ型（20時間〜）を採用。そのため決算期や移転・リニューアル等で一時的に書類電子化が増加する時期に依頼したい分だけ利用することができます。電子化専任担当者を一人雇うまでもない業務量などはnoncoreを利用すると経費を大幅に削減できます。

②業務内容にフレキシブルに対応

契約書類から技術資料まで幅広い書類の電子化や、スキャニング、OCR処理、品質チェック、ファイル管理まで、電子化に関する様々な業務に対応しています。企業によって書類形式や品質要件が異なるため、まずは無料の相談でお気軽にお問い合わせください。

③経験豊富なスタッフがスピーディーに対応！最短1日で業務スタートが可能

業務代行サービス業を営む会社は、在宅ワーカーが担当する事例も多くあり、平均10日〜半月ほど業務スタートに時間がかかります。しかし事務センターにスタッフが常駐しているnoncoreでは、業務スピードとクオリティを意識し、緊急電子化プロジェクトや急な納期要求なども安心してお任せいただけます。

④セキュリティも安心！

noncoreでは、業務スタート時に、秘密保持契約書（NDA）を交わしています。さらに作業は在宅ワーカーではなく、内勤のスタッフが担当します。お客様の重要書類や機密情報を保護し、安心して業務を依頼していただけるよう、情報漏洩について細心の注意を払っています。

⑤ノンコア業務をアウトソーシングしてコア業務に集中

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、管理部門であれば文書管理システム企画やデータ活用戦略に、各担当者が本来やるべき業務（コア業務）に注力することができます。残業代は減り、利益のアップが見込めます。さらに決算期や移転時など、いつも以上に人手が必要な時、また担当者の退職や予期せぬ病気や妊娠・出産などのライフイベントが発生しても問題ありません。

noncoreご利用の実例

P社（法律事務所、弁護士15名）

依頼内容：過去契約書類・裁判資料の電子化

膨大な契約書類と裁判資料の電子化に事務スタッフが多くの時間を費やしていました。noncoreに一括委託することで、電子化処理時間を70%削減し、事務スタッフが顧客対応と書類管理業務に専念できる環境を実現しました。

Q社（建設業、従業員200名）

依頼内容：設計図面・施工記録の電子化

技術資料と施工記録の膨大な蓄積に対する電子化が急務でした。noncoreの専門スタッフによる対応で、図面品質を保持しながら検索可能なデータベースを構築し、技術情報の活用効率が大幅に向上しました。

各種書類の電子化業務でお困りの企業様、デジタル化推進を検討されている企業様、そして管理部門の業務効率化を図りたい企業様は、ぜひBPOサービスの活用をご検討ください。専門性の高いサービスパートナーとの協力により、企業のデジタル化推進と情報活用力強化が可能となります。

効率的で高品質な書類電子化は、効果的な情報管理とデジタル化推進の両立に不可欠な要素です。BPOを活用した各種書類の電子化業務の最適化により、より効率的で戦略的な企業運営を実現していきましょう。

noncoreでは業務に関する打ち合わせは無料（1回30分程度）で行っていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。より迅速かつ柔軟に対応し、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。