組織人事の情報をBPOサービスが一括管理！社員データや組織図を整理し、利活用できるデータベースへ
組織人事の情報をBPOサービスが一括管理！ 社員データや組織図を整理し、利活用できるデータベースへ。
社員が多ければ多くなるほど、社長は一人ひとりに目が届かなくなってしまいます。その中で会社組織をうまく機能させていくための指針となるのが、社員データや組織図です。
社員データや組織図は必須のものではありませんが、社内で働いている人がどのような資格やスキルを持っているかをまとめたデータや、社内の人材配置、指揮命令系統を可視化する組織図を作成しておくことで、組織の最適化を図ることや、社員同士の連携を深めるためにも役立ちます。
しかし、いざ作ろうと思い立っても、規模が大きな会社では1から作成するのにかなりの時間が必要です。さらに、入社、退職の度に更新が必要となりますし、年に数回であったり、案件の度に人事異動があるような企業であれば、多くの負担が総務や人事のスタッフに掛かっていることでしょう。
「noncore（ノンコア）」が提供するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスでは、人事・総務スタッフの代わりに企業の組織形成に欠かせない社員データや組織図を作成。急ぎで必要な場合でも即日対応し、スタッフの負担を軽減します。
noncoreが「社員データ」作成でできること
労働者の名簿は現在、作成と管理が労働基準法によって紐づけられています。
どの企業でも社員データなどの名簿を作っているかと思いますが、バックオフィス業務のサポートを行うnoncoreのBPOサービスを活用することによって、より経営に役立つデータへと改善することが可能です。
ここではnoncoreに社員データの作成を依頼することで、どのようなことができるのかをまとめました。
① 社員情報をデータベース化
社員の名簿を紙でまとめただけになっているという企業もまだまだ多く見受けられますが、データベース化することによって
- 検索性の向上
- 人事評価の最適化
- スキルに合った最適な組織形成
- 保管スペースの削減
- データの上書きや修正が簡単
など多くのメリットがあります。
素早く検索できるようになれば、今まで探すことに掛けていた無駄な時間も省くことができ、人事評価や組織形成に有効に活用できれば経営改善に役立つかもしれません。
noncoreでは、データベース化した情報を随時更新する作業も承っております。
② 社員情報のファイリング
「紙でまとめている情報の整理だけをお願いしたい」という場合もお任せください。
noncoreでは書類のファイリングや印刷だけといった簡易的な業務にも対応しております。
誰にでも行える作業だけれど、地味に時間が掛かってしまうといった業務は、アウトソーシングを選ぶのが賢い選択です。
③スキルや実績などの従業員データを集約
従業員の名簿をデータベース化するだけでなく、合わせて社員一人ひとりが持っているスキルや業務の実績などを合わせてデータ化することもできます。
今後そうした運用を検討している場合には、エクセルなどでデータを入力するベースだけを作成するといった作業も可能です。
スキルや資格など項目ごとに検索できる仕組みを入れておけば、新規事業立ち上げの際、組織の形成に活用いただけます。
noncoreが「組織図作成」でできること
社員データとともに会社を運営していくにあたり必要とされるのが組織図です。従業員同士の連携を図ることができる組織図を、noncoreでは企業に代行して担います。
① エクセルやパワーポイントで組織図を作成
組織図を1から作ろうと思うと、大規模な企業になると多くの時間が必要となります。
またエクセルなどに慣れているスタッフが担当すれば良いですが、簡単な表組みと異なり、組織図となると制作にはかなりの労力が必要となります。
そこで、noncoreでは組織図の作成を代行。エクセルやワード、パワーポイントのSmartArtグラフィックを使用した組織図や、aiデータ、Googleのスプレッドシートなど、指定いただいたアプリケーションで見やすくわかりやすい組織図を作成します。
②ピラミッド型、マトリックス型、用途に応じた組織図を作成
組織図にもいくつか種類があります。
取締役会や株主といった、特定の部署をトップに置き、その下に枝分かれするようにいくつもの部署や人員を配置していく階層スタイルのピラミッド型、ピラミッド型よりも階層が少なくシンプルな組織図で役員や中間管理職が少ない企業に最適なフラット型、プロジェクトと職務など複数を掛け合わせて作るマトリックス型など、用途や会社の規模に応じて最適な組織は異なります。
noncoreでは、ヒアリングを通じてベストな組織図を提案します。
③情報管理システムを更新
人事情報は情報管理システムを利用しているという企業も多いのではないでしょうか。
その場合、それらのアクセス権限をいただくことができれば、更新作業が必要となった際に都度更新を行うことも可能です。
BPOサービス利用前に準備しておくこと
noncoreのBPOサービスを利用いただく前に準備いただきたい項目をまとめました。
① 作成する目的を明確にする
社員データや組織図が何のために作る必要があるのか、その目的を明確にすることで、使うアプリケーションや、図のスタイル、社員データのレイアウトなどの仕様が変わってきます。
noncoreでは、目的や用途を教えていただくことで、企業にとって最適な様式で提案いたします。
②現状の書類やデータを準備する
社員データをデータベース化する場合には紙の書類をまとめて郵送、もしくはPDFで準備いただく必要がございます。
組織図を作る際には、社員の名前や部署名などを事前にまとめていただくことで制作がスムーズに行うことができます。
③今後の更新方法を検討する
社員データや組織図は社員が入社、退職する際や、人事異動の都度、更新が必要となります。ベースだけをアウトソーシングで作って、あとは社内で更新していくということも可能ですが、更新作業だけでも多くのリソースが必要となります。
社員の負担軽減を検討するのであれば、継続的に更新もできるアウトソーシングを選択するのが良いでしょう。
noncoreでは、更新が必要な度に即時対応する体制を整えることができます。半年に一度だけ対応する、都度対応するなど、更新方法についてご相談ください。
BPOサービス「noncore」納品までのフロー
事前の準備を終えてから納品までの流れについてご説明します。
1.無料相談でディレクターと打ち合わせ
noncoreをご利用いただく前に、まずは無料相談へお問い合わせください。担当のディレクターが企業が抱えるお悩みをヒアリングします。
「社員の顔写真入りの社員データで、人事評価やスキル、社員からの要望などを入れ込んで欲しい」「組織図は部署ごとに色分けしてわかりやすくして欲しい」など、完成後のイメージができていない状態でも構いません。
あらゆるオフィス業務に詳しいディレクターがより良い案を提案いたしますので、お気軽にお問い合わせください。
2.料金の決定
ヒアリングを終えたあとは、料金プランを決めていきます。
noncoreでは、「20時間」「120時間」「240時間」の3つのチャージ型プランから業務内容に合わせてプランをお選びいただける、業界唯一の料金体系を採用しています。
利用の期限も設けていないため、時間が残っている場合は、年をまたいでもそのままご利用いただけます。
「20時間分チャージ」：77,000円（税込）
お試しでご利用いただく際におすすめのプランです。「社員データのベース作成だけ依頼したい」という場合やファイリングの依頼などに活用いただけます。
「120時間分チャージ」：396,000円（税込）
データのベース作成から、都度の更新まで依頼したい場合や、社員数が多く入力作業に時間を要する場合などにはこちらのプランを。チャージ時間がなくなるまで随時更新作業に対応します。
「240時間分チャージ」：726,000円（税込）
社員データの作成や組織図の他に、社員の雇用保険等の手続きのアウトソーシングを検討されている場合にはこちらのプランがベストです。総務や人事の仕事を一括で任せることができます。
初回ご利用時は案件に対してどのくらいの時間が必要になるかがわからないかと思います。その場合は担当のディレクターにご相談ください。
3.契約締結
社員データや組織図などは企業の機密事項に関する内容です。noncoreでは安心してご依頼いただけるように、秘密保持契約（NDA）を結んでいます。
またBPOサービスを提供する企業では在宅勤務のスタッフを採用している事例もありますが、noncoreでは、担当するスタッフは全員内勤です。そのため不正アクセスなどによる情報漏洩の心配はございません。
4.業務スタート
契約関係を終えたら、早速業務を開始します。
また、業務開始後、突然「社員が退職することになった」「人事異動があった」などのケースが起こることもあります。
noncoreでは業務に関する打ち合わせは無料（30分/回）で行っておりますので、突然のトラブルも随時ご相談ください。フレキシブルに対応できる体制を整えています。
5.最短で翌日納品
社内で最終の確認を終えた後、納期までに必ず納品します。
noncoreでは、企業の急ぎの要件にも対応できるよう、十分なスタッフを採用しています。最短で翌日には納品することもできますので、お急ぎの案件もご相談ください。
組織運営に欠かせないデータの作成・管理は「noncore（ノンコア）」
社員の一人ひとりのデータを整理し、スキルごとに検索ができるようなリストを作ることができれば最適な組織運営に役立ちますし、組織図を作成することで規模の大きな会社では、他部署への相談を持ちかける際、組織図があれば誰にコンセンサスをとれば良いかが明確となり、業務がスムーズに進みます。
今まではただデータをファイリングしていただけで、活用はしていなかったという事業者の皆さん、noncoreのBPOサービスを利用して、人事、総務部門の見直しを行いませんか。
さらに、noncoreでは営業のサポートや広告プロモーションのサポートなど、さまざまなバックオフィス業務のフォローも行っております。
属人的でないオフィス業務はアウトソーシングすることで、社員はコア業務に全力で取り組むことができるようになります。
雑多な業務に振り回されることなく、業務に集中できる環境を構築することができれば、従業員の満足度はもちろん、業績向上にも寄与するきっかけになるはずです。
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