IR文書や挨拶状、案内文、社内外の通達書類の作成を丸投げ！ BPOサービスを活用し業務の効率化
- 稟議書
- 辞令
- 始末書
- 挨拶状
- 報告書
- 休暇に関するお知らせ
- プレスリリースなど
会社を運営していると社内向けに発行する書類や、社外に発行する書類の多さに驚くのではないでしょうか。
これだけの量があれば、作成するのも管理するのも一苦労ですよね。ようやく慣れたと思っても、新入社員が入るたびに書類の作成方法を伝えなければならなかったり、新しく立ち上げた会社ではその全てのテンプレートを1から作っていかなければなりません。
バックオフィス業務をアウトソーシングするBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスを使えば、今まで抱えていた悩みが全て解決できます。面倒な書類作成の時間が削減され、業務が大幅に改善します。
社内外通達文書の種類
冒頭でいくつか書類について列挙しましたが、その他どのような書類が社内外の通達文書にはあるのか、種類をお伝えします。
社内向け書類
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスでは、社内向け書類では以下を始めとする書類の作成、テンプレートの作成を行います。
- 稟議書
- 辞令
- 始末書
- 届出書
- 議事録
- 報告書
- 伺い書
- 通知書
- 社内報
このほか、企業独自の書類があれば、それらを作成することも可能です。
議事録や報告書など、箇条書きのテキストを文章に変換するといった細かな作業でも活用いただけます。
社外向け書類
- 招待状
- 案内状
- お祝い状
- お礼状
- 依頼状
- 挨拶状
- プレスリリース
- 事業報告書
- CSRレポート
- 株主総会招集通知など各種IR向け文書
社外向けの書類となると、季語や時節の挨拶、結びの言葉などが必要となる書類が多くあります。
ネットで調べた挨拶文をそのままコピペしてしまうと、時節が合っていなかったり、内容に相応しくないものだったということも起こりえます。
BPOサービスではビジネスマナーに詳しいスタッフが担当するため、外部向けの書類も安心してお任せいただけます。
「通達書類」をBPOサービスに依頼してでできること
BPOサービスでは前述した多くの通達書類を作成することができます。ただ書類の作成だけにとどまらず、以下のような依頼にも対応することができます。
① 書類のテンプレートを作成
インターネットなどからテンプレートをダウンロードし、自社向けにカスタマイズすることもできますが、意外とフォーマットがバラバラとなっており、ファイリングした際に見にくくなってしまうことも。
BPOサービスに依頼すれば、あらゆる書類のフォーマットを作成できます。既存のフォーマットをカスタマイズして統一感のあるテンプレートへと変更することも可能です。
フォーマットはエクセルやワードなど指定のアプリケーションを利用して作成します。
②案内状や招待状のデザインを作成
社外向けの案内状や招待状、年賀状など、自社をプロモーションする上でも重要となる書類はデザインにもこだわりたいですよね。
BPOサービスではテキストの作成はもちろん、デザインの制作も行うことができます。
文書の制作からデザイン、そしてラベル印刷から郵送まで請け負ってくれる企業もあり、一括で依頼できるのがBPOサービスを利用するメリットです。
③ファイリング
書類を紙のまま管理しているという企業にとっては、保管や整頓を行うのも一つの大事な仕事です。それらをアウトソーシングすれば、紙の書類をPDFにしてデータ化することや、膨大な書類のファイリングなども可能です。
「通達書類の作成」はBPOサービス「noncore（ノンコア）」がお得！
企業のあらゆるバックオフィス業務をサポートするnoncoreの、他社にはない強みをまとめました。
①予算オーバーは一切なし！ 業界唯一のチャージ型プラン
noncoreは業界で唯一となるチャージ型のプランを取り入れています。事前に必要な時間分購入すると、その時間内であれば書類の作成だけでなく、どんなオフィス業務も可能です。
アウトソーシングサービスを提供している企業では、時給制や月額制を採用しているところも多いですが、そうすると、想定していたよりも金額がかかってしまったり、また月額費用分を使いきれなかったということもあります。
不測の事態は企業にとっては困りますよね。noncoreのチャージ型プランであれば予算オーバーの心配もありませんし、期限もないので、月内に使いきれなかった場合も安心です。
②オフィス業務に長けた専門スタッフが書類を作成
社内外通達文書には、それぞれ基本となる書き方や挨拶文、デザインなどがあります。一つひとつを1から作るとなると大変ですが、オフィス業務に慣れたスタッフが在籍するnoncoreでは、書類の作成も短時間で制作することが可能です。
スタッフは在宅ではなく、全員内勤となっているため、お問い合わせ後すぐに作業に取り掛かることができるスピード感も強みです。
③情報漏洩のリスクマネジメント
社内外の文書を扱う場合、どうしても機密事項に触れることがあります。そこで、noncoreでは必要に応じて秘密保持契約（NDA）を作業開始前に結んでいます。
また前述したようにスタッフは全員内勤となっているので、フリーWi-Fiなどからの情報漏洩のリスクもありません。
「noncore（ノンコア）」利用から納品までの流れ
noncoreを利用する際の準備と流れについてお伝えします。
1.依頼したい内容をまとめる
利用前に、まずは依頼する内容をまとめていただきます。
社内用のどの文書を作成するのか、社外向けの書類を定期的に作成するのか、テンプレートだけで良いのか、など担当スタッフの負担となっている業務を洗い出し、どこをアウトソーシングできるのかを検討してください。
2.無料相談でディレクターと打ち合わせ
noncoreでは、業務開始前に無料相談を行っております。担当のディレクターに事前の準備でまとめていただいた内容を伝えていただくと、どういう作業の進め方が最適であるかを考え、提案いたします。
この時に打ち合わせの方法（チャットのアプリケーションを利用したり、メールや電話を利用するなど）も決めていきます。
3.チャージプランを決定
続いてチャージプランを決定します。noncoreでは、「20時間」「120時間」「240時間」の3つのプランを用意しています。
どのプランが合っているかわからない場合は、ディレクターにご相談ください。業務内容に合ったプランを提案いたします。
「20時間分チャージ」：77,000円（税込）
「BPOサービスを初めて利用する」という事業者におすすめのお試しプランです。簡単な書類のテンプレートの作成や、デザインの作成を依頼できます。
「120時間分チャージ」：396,000円（税込）
定期的に書類の作成が必要な場合や、ファイリングをまとめて依頼したい場合にはこちらのプランがおすすめです。利用期限はないので、今年度使い切らなくても、翌年もまた利用いただけます。
「240時間分チャージ」：726,000円（税込）
書類のテキスト作成からデザイン、発送業務、ファイリングなど一括で依頼したいと考えている場合はこちらのプランです。その他、書類作成にかかわらず伝票の整理や広報のサポートなどさまざまなオフィス業務でも活用いただけます。
4.契約締結後、業務を開始
契約書やNDAを交わしたら、担当のディレクターが社内でチームを編成し、すぐに業務に取り掛かります。
noncoreでは業務に関する打ち合わせは無料（30分/回）で行っております。急遽書類に関して変更事項があった場合や、追加で依頼したいことが出てきたという場合など、いつでもご相談ください。
5.最短で翌日納品
書類の作成が終わったら、社内で校正を行います。ミスや漏れがないことを確認を終えた後、納期までに納品をいたします。
急ぎで必要な書類もあるかと思いますが、noncoreでは最短で翌日には納品できる体制を整えています。
「無理かも」と思う案件でも、まずは一度ご相談ください。
社内外通達書類の作成は「noncore（ノンコア）」
毎月のように作成が必要になる社内外の通達書類。書類によっては時節の挨拶などを交えながら作成し、発送の手配まで行うにはかなりの時間がかかり、担当スタッフの手間も取られてしまいます。
書類作成をはじめとするオフィス業務に詳しいスタッフが在籍するnoncoreでは、企業のあらゆる文書の制作や管理を行うことができます。
頻繁で大量な文書の作成に困っているという事業者の方はぜひ一度noncoreの無料相談へお問い合わせください。
↓↓↓まずは資料ダウンロードから↓↓↓
