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経済の変化と共に、企業の働き方も大きく変動しています。特に業務の効率化と社員の負担軽減は、多くの企業が共通して直面する課題です。

今回は、建設機械製造メーカーである【ヤンマー建機株式会社】様の事例をご紹介します。noncoreの活用によって、社員の負担がどのように軽減され、コア業務に集中できる環境がどのように整ったのかインタビューさせていただきました。

ヤンマー建機様が直面していた「スポット的な業務」の圧迫問題をどのように解決し、社員の業務負担をどう軽減したのか、BPOサービス選択時のポイント、サービス利用により実感された変化、そして今後の期待についてもお伺いしました。

通常業務（コア業務）を圧迫するスポット的な業務が、社員の負担に。

ー noncoreは3年目のお付き合いになるそうですが、あらためてnoncoreにご依頼いただいている内容を教えてください。

ヤンマー建機株式会社 下坂さん：半期に一度行う「社内データ（総務人事関連）」のとりまとめを、3年前からnoncoreに依頼しています。この「社内データ（総務人事関連）」のとりまとめは、以前は同社の社員が一人で行っており、大きな負担がかかっていました。

全社員約900名分のデータ集計を一人で担当していたため、1週間ほど集計業務に専念することが慣例となっていました。通常の業務（コア業務）が停止するだけでなく、膨大なデータを処理するためには残業も避けられませんでした。

時間と作業期間に余裕があれば社内で完結可能な業務でしたが、必要な人員や時間の余裕がなく、コア業務を優先すると、後回しになる傾向がありました。また、期間限定の業務であったため、それ専用の人員を増やすことも現実的ではありませんでした。

その後は、「工場内の作業マニュアルの翻訳」や「配布資料の印刷」、「行政に提出する申請書類の作成」など、必要に応じてスポットで依頼させていただいてます。

納期や金額面はもちろん、『信頼』が導入のきっかけでした。必要なときにのみ利用できる点も大きなメリットです。

ー noncoreの「BPO（Business Process Outsourcing）」、つまり自社で行っている業務プロセスの一部を外部に委託することについては、下坂さんも以前からご存じだったそうですね。いくつかの会社がBPOを提供していますが、その中でnoncoreを選んだ理由を教えてください。

下坂さん：実は以前、他社に話を聞いて検討したこともあるんですよ。しかし、納期や金額面などが納得のいくものではなくて、結局、これまでどおり自社で業務をおこなうことになりました。また、社外秘ともいえる“社員の個人情報”を含むデータを扱う業務を第三者に依頼することにも、多少の不安がありました。

そんな中、以前から他の業務でお付き合いのあった担当者がnoncoreを立ち上げると聞いて、改めて検討してみることにしたんです。

納期がしっかりしていること、金額の面でも納得できる範囲だったことから選ばせてもらいました。スポットで利用できるという点も、繁忙期のみお願いしたい業務を抱えていた当社にとっては大きなメリットでした。必要なときに、必要なだけ利用できるチャージ型の料金プランも選んだ理由でしたね。

普段はChatworkを通じたやりとりが主ですが、必要なときは電話やWebなど使って直接打ち合わせができる点も安心材料でした。

長年にわたる担当者との信頼関係と、しっかりしたコミュニケーション体制が整っていたため、noncoreに安心して業務を任せることにしました。

ー 依頼後は、どのような変化を感じていますか？

下坂さん：コア業務にプラスしてやらなければいけない業務だったことから、その時期はどうしても残業が必要でした。しかしnoncoreさんに依頼するようになってからは、無駄な残業を減らすことができ、コア業務に集中できる環境も整いました。社員の負担軽減という意味でも大きな効果を感じています。

また、社内全体としても“BPOのメリット”が広まったことをきっかけに、仕事効率化に対する考え方が醸成され、社員一人ひとりの“業務のDX化”に対する意識も高まってきたように思います。

ペーパーでのやりとりなどまだまだアナログな作業も多いですが、働きやすい職場環境づくりへの取り組みを加速させるきっかけにもつながるのではないでしょうか。

初めて依頼するときの事前準備は、2回目以降不要。noncore側に“ノウハウや知識の積み上げ”でますますスムーズに。

ー ご依頼の際に不便に感じたこと、困ったことはありませんでしたか？

下坂さん：業界や社内の人であれば当たり前にわかる専門用語や段取りであっても、noncoreさんにはわからないことも多いため、スタートまでに打ち合わせを重ねる必要がありました。初回は多少の手違いなどがありましたが、2回目以降は理解していだだくのが早かったですね。

毎回チームで業務を担ってくれるので、知識の積み重ねによってお願いするたびにスムーズになっていると感じます。イレギュラーが発生した場合も、その都度しっかりとコミュニケーションがとれるところも安心できますね。

整理してみると、お願いできる業務は他にも!? ｢自分たちにしかできない仕事｣という先入観がなくなりました。

ー 今後、noncoreに期待することはありますか？

下坂さん：noncoreさんに依頼をするようになって3年。私自身もそうですが、会社全体でBPOに対する意識がプラスの方向に変化していると感じています。｢この業務は自分たちにしかできない｣と思い込んでいただけなんだ、と実感しました。

働き方改革関連法の施行に伴う2024年問題によって、BPOというスタイルを導入する企業が増えてきましたが、いまだに｢BPO＝自社の機密情報を外に出してしまう｣というマイナスイメージを持つ方も少なくないと思います。

しかし、機密情報保持の契約などしっかりとした書面を交わし、信頼関係が築かれていけば、コア事業に集中できる環境をつくるための取り組みとしてプラスに考えられると思います。「noncoreさんにお願いすれば大丈夫」という事例が増えていけば、依頼できる業務も増えていくのではないでしょうか。

日常の業務が忙しく、コア業務・ノンコア業務の整理がまだできていませんが、“業務の棚卸し”をしてみるとお願いできる業務が増えていきそうです。さらなる業務サポートに期待しています。

インタビュー担当者より

多くの業界で働き手不足が叫ばれている中、人材確保は容易ではありません。ヤンマー建機様の事例のように｢スポット採用｣となると、毎回人材の入れ替わりも考えられ、そのたびに教育の必要も生じます。2024年問題によって残業の削減が義務化されることもあり、“業務の効率化”はさらに企業の課題となってくるでしょう。

noncoreでは、さまざまな業界から多岐にわたるご依頼をいただいているので、実績をしっかりとお伝えしながら、「これならうちもお願いしてみようかな」と思っていただけるように発信を続けていきます。コア事業に集中できる環境整備のサポーターとして、これからも多くの企業に貢献していきます。