建設業の書類・図面の電子化はBPOで！ドキュメント電子化でコスト削減＆業務効率化
- #建設業
建設現場で、オフィスで、日々繰り返される書類探し。分厚い図面、大量の契約書、山積みの請求書…。建設業の皆様にとって書類管理は切っても切り離せない、そして頭の痛い問題ではないでしょうか。
「書類の保管場所がもう限界…新しいスペースの確保に頭を悩ませている」
「必要な契約書を探すだけで、業務時間の半分が潰れる…」
「電子帳簿保存法や建設業法の法改正に対応するのが難しい」
このようなお悩みはありませんか？
本コラムでは、建設業の皆様を悩ませる書類管理の課題を根本から解決する、「ドキュメント電子化BPO」をご紹介します。
BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の略。ドキュメント電子化BPOとは、書類の整理、スキャニング、電子化、そしてその後の運用まで、ドキュメントに関わる一連の業務を、外部の専門業者にまるごと委託するサービスです。
建設業の膨大な紙資料、長期保管義務、複雑な書類、現場との連携… 建設業特有の課題を、専門知識と経験を持つプロが解決します。
ドキュメント電子化BPOで、書類の山から解放され、生産性の高い新しい働き方を手に入れませんか？
目次
- 1．建設業の書類管理DX！電子化・ペーパーレス化が必須な理由
- 2．なぜ建設業の書類管理やドキュメントの電子化にBPOが最適なのか？
- 3．ドキュメント電子化BPOの成功事例
- スキャニング、PDF作成、原本保管・廃棄など、ドキュメント電子化BPOのサービス内容
- まとめ
- 建設業のドキュメント電子化・資料整理のBPOなら「noncore」
- よくあるご質問
1．建設業の書類管理DX！電子化・ペーパーレス化が必須な理由
建設業では日々膨大な紙の書類が発生し、これらの保管や管理が適切に行われなければ、業務効率の低下、コスト増加、法的リスクの増大といった問題が生じます。
以下では、建設業が直面している書類管理に関する代表的な5つの課題を取り上げ、それぞれの問題点について解説します。
① 保管スペースの問題 – 書類がオフィスを圧迫
建設業では、プロジェクトごとに、図面、契約書、仕様書、工程表、安全書類、請求書、領収書…と、実に多種多様な書類が発生します。そして、これらの書類は多くの場合、紙で保管されています。
倉庫やオフィスのキャビネットは、すぐに書類でいっぱいになり、保管スペースの確保は常に頭の痛い問題です。新しい倉庫を借りれば、当然賃料が発生しますし、オフィス内に保管スペースを増設すれば、貴重な執務スペースが圧迫され、従業員の働く環境が悪化するかもしれません。
さらに、紙の書類は、湿気やホコリ、害虫などの影響を受けやすく、劣化のリスクも常に付きまといます。大切な書類が気づかないうちに傷んで読めなくなってしまった…という事態は、決して他人事ではありません。
② 探す時間のロス – 必要な書類がすぐに見つからない
「あの書類、どこにいったっけ…？」
建設業の現場やオフィスで、書類探しに時間を取られた経験は誰にでもあるはずです。コクヨ株式会社の調査によると、1人当たりの書類を探す時間は、1日平均約20分。1年間に換算すると、なんと約80時間にも相当します！
引用元：コクヨ株式会社「書類を探す時間は“1年で約80時間”」PDF
これは、単なる時間の無駄という問題だけにはとどまりません。書類が見つからないことで、業務が中断し、プロジェクトの進行が遅れる。顧客からの問い合わせにすぐに対応できない。従業員はストレスを感じ、モチベーションが低下する…。実は書類探しは、企業の生産性を大きく損なう、深刻な問題なのです。
③ 法改正対応への負担 – 電子帳簿保存法への対応
建設業は、建設業法、建築基準法、労働安全衛生法、税法など、さまざまな法令によって規制されています。そして、これらの法令では、多くの場合書類の作成と保管が義務付けられています。
近年、特に重要となっているのが電子帳簿保存法への対応です。電子帳簿保存法は、電子的に作成・受領した書類を、一定の要件を満たして保存することを義務付ける法律です。この法律に対応するためには、紙の書類を電子化し、適切に管理する体制を構築する必要があります。
しかし、法改正は頻繁に行われ、その内容は複雑化する一方です。自社の力だけで最新の法規制に対応し続けるのは非常に困難な作業です。もし法令違反が発覚すれば、罰則が科せられるだけでなく、企業の信用を失墜させることにもなりかねません。
④ 非効率な業務フロー – 紙の回覧・承認に時間がかかる
建設業では、いまだに紙の書類を使った業務が多く残っています。例えば、稟議書や申請書を紙で回覧し、上司の承認を得る。現場とオフィス間で、書類を郵送やFAXでやり取りする。このような業務フローは、時間とコストの無駄を生み出し、業務効率を著しく低下させています。
書類の回覧中に、どこかで紛失してしまった…。承認が下りるまでに、何日もかかってしまった…。現場で急ぎの書類が必要なのに、オフィスに届くまで待たなければならない…。こうした経験は、建設業に携わる方なら一度はあるのではないでしょうか。
⑤ 災害リスク – 紙の書類がBCP対策の妨げに
近年、地震や台風、豪雨などの自然災害が頻発し、その被害も甚大化しています。また、新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、私たちの働き方やビジネスのあり方を大きく変えました。
このような不測の事態が発生した際に、紙の書類は、事業継続の大きな障害となる可能性があります。もしオフィスが被災し、書類が水浸しになったり、焼失してしまったら…、重要な情報が失われ、業務の再開が大幅に遅れるかもしれません。
また、感染症対策としてテレワークを導入しようとしても、紙の書類がオフィスにしかないため、出社せざるを得ない…。これでは、従業員の安全を守りながら、事業を継続することはできません。
建設業の書類・文書管理が抱えるこれらの課題は、単なる「困ったこと」ではなく、企業の成長を阻害し、最悪の場合、経営を揺るがす重大な「リスク」となり得ます。
こうした課題を解決する方法として、今注目を集めているのが 「ドキュメント電子化BPO」 です。
自社で電子化を進めるには、 スキャニング作業の負担、管理ノウハウの不足、コスト増などの問題が伴います。しかし、専門業者に委託すれば、書類の電子化・整理・検索性向上 まで一括対応でき、業務負担の軽減とコスト削減を同時に実現できるのです。
2．なぜ建設業の書類管理やドキュメントの電子化にBPOが最適なのか？
では、なぜ 建設業の書類管理やドキュメントの電子化にBPOが最適なのか？
その理由を、BPOの専門性、効率性、コストメリット、そしてリスク管理の側面から、詳しく解説します。
① 専門業者のノウハウを活用（建設業特有の書類に対応）
建設業で発生する書類は、図面、工事写真、契約書、請求書、安全書類、作業報告書、検査記録など、多岐にわたります。これらの書類は、専門用語が多く、形式もさまざまで、建設業特有の知識がなければ適切に整理・分類・電子化することが困難です。
ドキュメント電子化BPO業者は、建設業の書類・文書に特化した専門知識と、豊富な経験を持つプロフェッショナルです。彼らは、建設業の業務フローを熟知しており、どのような書類が、どのように保管・管理されるべきかを理解しています。
例えば、図面一つとっても、設計図、施工図、竣工図など、さまざまな種類があり、それぞれ保管期間や管理方法が異なります。BPO業者は、これらの違いを正確に把握し、適切な方法で電子化を行います。また、工事写真であれば、撮影日時や場所、工事内容などの情報を付加し、検索性を高めることも可能です。
自社で電子化を行う場合、建設業の書類に関する知識や経験が不足していると、誤った方法で電子化してしまい、後々トラブルになる可能性があります。BPO業者に依頼することで、このようなリスクを回避し、高品質な電子化を実現できます。
② 短期間で大量の書類を電子化（業務の負担を軽減）
建設業では、プロジェクトごとに大量の書類が発生します。これらの書類を、自社の社員だけで電子化しようとすると、膨大な時間と手間がかかります。通常業務と並行して電子化作業を行うことは、社員にとって大きな負担となり、業務効率の低下を招きかねません。
ドキュメント電子化BPO業者は、最新のスキャニング技術と効率的な作業プロセスを確立しています。そのため、大量の書類を短期間で、正確に電子化することが可能です。例えば、A0サイズの大判図面や、製本された契約書など、自社では対応が難しい書類も、BPO業者なら問題なく電子化できます。
③ コスト削減＆検索効率アップ（保管・人件費の削減）
ドキュメント電子化BPOの導入は、さまざまなコスト削減効果をもたらします。
- 保管コストの削減
紙の書類を電子化することで、保管スペースを大幅に削減できます。倉庫の賃料や、オフィス内の保管スペースにかかる費用を削減できます。 - 人件費の削減
書類探しや、書類整理にかかる時間を短縮できます。社員がこれらの作業に費やす時間を、本来の業務に充てることができれば、人件費の削減につながります。 - 検索時間の短縮
電子化された書類は、キーワード検索や、日付、ファイル名などで簡単に検索できます。必要な書類を、すぐに見つけられるようになり、業務効率が向上します。 - 印刷コストの削減
紙の書類を印刷する必要がなくなるため、印刷にかかる費用（用紙代、インク代、プリンターのメンテナンス費用など）を削減できます。 - 郵送コストの削減
遠隔地との書類のやり取りは、電子化で不要になります。
これらのコスト削減効果を総合的に考えると、ドキュメント電子化BPOの導入は、長期的に見れば、大きな経済的メリットになると言えるのです。
④ 法令対応＆リスク管理強化（コンプライアンス強化）
ドキュメント電子化BPOは、企業のさまざまなリスクを低減する可能性もあります。
- 法令遵守
BPO業者は、建設業法、電子帳簿保存法など、関連法規の最新情報を常に把握しています。法令に準拠した形で書類を電子化し、適切に管理することで、コンプライアンスリスクを低減します。 - 情報漏洩対策
BPO業者は、情報セキュリティに関する国際規格（ISO27001など）の認証を取得している場合が多く、厳格なセキュリティ体制の下で作業を行います。書類の紛失や盗難、情報漏洩のリスクを低減します。 - BCP対策
BPO業者は、災害対策として、複数の拠点にデータをバックアップしています。万が一、オフィスが被災した場合でも、電子化された書類は安全に保護され、事業の早期復旧に貢献します。（BCP: Business Continuity Plan 事業継続計画）
このように、ドキュメント電子化BPOは、建設業の書類・文書管理における課題を解決し、さまざまなメリットをもたらします。自社で電子化を行うよりも、BPO業者に委託する方が、専門性、効率性、コストメリット、リスク管理の面で、圧倒的に優れていると言えます。
3．ドキュメント電子化BPOの成功事例
実際にドキュメント電子化BPOを導入し、成功を収めた建設業界および行政機関の事例を3つご紹介します。
各社・機関が抱えていた課題、BPO導入の決め手、そして導入後にどのような効果が得られたのかを、弊社のBPOサービス「noncore（ノンコア）」の実績をもとにご紹介します。
事例1：A社 – ドキュメント電子化BPOで倉庫撤去問題を解決、保管コストを大幅削減
【課題】
A社は、長年使用してきた老朽化した倉庫の撤去を控えていました。しかし、倉庫には過去のプロジェクトに関する大量の紙資料（約35万枚、900冊相当）が保管されており、その移転先が大きな問題となっていました。
新しい倉庫を借りるにも、コストがかさみます。かといって、オフィス内に保管スペースを増設する余裕もありませんでした。
【BPO導入の決め手】
A社の総務部長は、書類保管の課題を解決するために情報収集を進める中で、当社のドキュメント電子化BPOに関心を持たれました。当初は、自社で電子化を行うことも検討しましたが、
- 書類の量が膨大であること（約35万枚、900冊）
- 図面など、特殊な書類が多いこと
- 社員の通常業務に支障をきたす可能性があること
などの理由から、BPOへの委託を決断されました。現在、2025年度の作業開始に向け準備を進めています。
事例2：B社 – スキャニングサービスで営業所閉鎖に伴う書類整理を効率化、作業工期は約1人月
【課題】
B社は、経営合理化の一環として、地方の営業所を閉鎖することになりました。しかし、営業所には長年にわたって蓄積された大量の紙資料（約7万枚、180冊相当）が保管されており、その整理が大きな課題となっていました。本社に書類を移送するにも、コストと手間がかかります。
【BPO導入の決め手】
B社の総務担当者は、営業所の閉鎖に伴う書類整理を、効率的に、かつ確実に行う方法を模索していました。そこで、以前から興味を持っていたドキュメント電子化BPOを検討することにしました。
B社が特に重視したのは、
- 短期間で大量の書類を処理できること（作業工期：約1人月）
- 営業所の閉鎖スケジュールに間に合わせること
- 機密情報の漏洩を防ぐこと
- 資料整理とPDF作成をまとめて依頼できること
でした。
【効果】
- 業務効率の向上
営業所の閉鎖に伴う書類整理がスムーズに進み、社員の負担が軽減されました。作業工期は約1人月で完了。 - 情報共有の促進
電子化された書類は、本社と各営業所で共有できるようになり、情報共有が促進。
B社の総務担当者様からは、「営業所閉鎖という大きなプロジェクトを、スムーズに進めることができました。約1人月という短期間で作業が完了し、大変助かりました。」とのお言葉をいただきました。
事例3：行政機関 – 大量の保存資料を電子化、ファイルサーバー管理で業務効率を大幅に向上
【課題】
ある行政機関では、電子納品化に伴い、全ての報告書が電子化の対象となりました。さらに、収容スペースの確保のため、倉庫に保管されている紙文書（約110万枚、2800冊相当）を全て廃棄することが決定。これらの大量の紙文書を、効率的かつ安全に電子化し、ファイルサーバーで管理する必要がありました。
【BPO導入の決め手】
この行政機関が重視したのは、
- 大量の文書（約110万枚、2800冊相当）を電子化できること
- 文書検索キーとして目次の入力を実施すること
- 電子化された資料をファイルサーバーで管理すること
- 長期にわたる作業（5ヵ年）に対応できること
でした。
【効果】
- 業務効率の大幅向上
職員は、庁舎内だけでなく、移動先からでも資料を閲覧できるようになり、作業効率が大幅に向上。 - 検索性の向上
文書検索キー（目次）の入力により、必要な資料を素早く見つけられるように。 - 保管スペースの削減
紙文書の廃棄により、倉庫のスペースを有効活用できるように。
この行政機関の担当者には、「ドキュメント電子化BPOのおかげで、大量の紙文書を効率的に電子化し、ファイルサーバーで管理できるようになりました。職員の働き方が大きく変わり、業務効率が大幅に向上しました。」とご満足いただきました。
スキャニング、PDF作成、原本保管・廃棄など、ドキュメント電子化BPOのサービス内容
BPO業者が提供するサービス内容は、業者によってさまざまですが、一般的には、以下のようなものがあります。
- 書類の仕分け・整理
電子化する書類と、廃棄する書類を仕分けます。 - スキャニング
紙の書類をスキャナーで読み取り、電子データ（画像データ）に変換します。 - OCR処理
スキャンした画像データに、OCR（光学文字認識）処理を施し、テキストデータに変換します。※キーワード検索が可能になります。 - 属性情報付与
電子化した書類に、日付、書類名、取引先名などの属性情報を付与します。これにより、検索性が向上します。 - PDF作成
スキャンした画像データを、PDF形式に変換します。 - ファイル名リネーム
電子化したファイルに、わかりやすいファイル名を付けます。 - フォルダ作成・格納
電子化したファイルを、フォルダに整理して格納します。 - 原本保管
電子化した後の原本を、BPO業者の倉庫で保管します。 - 原本廃棄
電子化した後の原本を、BPO業者が責任を持って廃棄します。 - クラウドストレージへのアップロード
電子化したデータを、クラウドストレージにアップロードします。 - 文書管理システムへの登録
電子化したデータを、文書管理システムに登録します。
これらのサービスの中から、自社に必要なサービスを選択し、見積もりを依頼しましょう。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容と料金を比較検討することもおすすめします。
まとめ
建設業の書類管理は、業務効率・コスト・法令対応のすべてに直結する重要な課題です。
「膨大な紙の書類」「探すのに時間がかかる契約書」「スペースを圧迫する図面や請求書」…。このような悩みを、ドキュメント電子化BPOで解決しませんか？
BPOを活用すれば…
- 紙の書類をスキャン・電子化 → 保管スペースを削減
- 検索性を向上 → 必要な書類を即座に取得
- 法令対応も万全 → 電子帳簿保存法や建設業法に準拠
- 業務負担を軽減 → 社員は本来の業務に集中
これらが実現します。
「紙の山」から「デジタル管理」へ。
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契約書や安全書類など、比較的シンプルなドキュメント整理や電子化に最適です。初めてBPOを試す企業様にもおすすめです。
② 中規模プロジェクト向け「120時間分チャージ」：396,000円（税込）
土木工事や建築工事など、多くの書類を管理するプロジェクト向け。複数回のデータ整理やスキャン業務にも余裕をもって対応できます。
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よくあるご質問
Q 導入されている会社の規模感を知りたい。
社員数1名から、約5000名規模の会社様まで導入いただいております。
Q 導入されている会社で社員数100名を超えている割合を知りたい。
2022年12月時点で、57%となっております。
Q 同一の会社で部署を分けて複数導入できますか？
導入いただけます。また業務内容も同時に複数ご依頼いただけます。
Q 個人事業主はノンコアを利用できますか？
導入いただけます。また導入実績もございます。
Q 打ち合わせ時間もチャージした時間から消化されますか？
基本的に業務をご依頼いただく際に発生する打ち合わせ（ChatWorkや電話等）にかかる時間はカウントしておりません。デザイン制作やプレゼン資料作成などあらかじめ実行まで綿密に打ち合わせ調整が必要な業務の場合は事前にご相談させていただく場合がございます。
Q 120時間でどのくらいの業務量を依頼できますか？
ご依頼される業務内容にもよりますが、オフィスワークで業務時間が40%ある会社は優秀と言われます。ノンコアのプランは業務だけの時間となりますので、120時間とするとフルタイムの方の約2ヶ月分相当の業務時間をご依頼できることになります。
業務時間≠勤務時間のため、業務時間は勤務時間に比べると処理する業務量が大きく増えます。福利厚生等や備品等も不要になるためコストダウンにつながります。
Q 情報管理はどうなっていますか？
アシスタント採用においては、秘密情報保持契約（NDA）を結んでおります。その他、業務上知り得た情報は徹底した管理を行っておりますので、安心してご利用いただくことが可能です。
Q アシスタントはどのような方ですか？
当社のアシスタントは、実務経験のある20代～50代の女性が中心となります。
お客様の「個人情報」や「社内機密情報」が含まれる業務の場合、社内勤務のスタッフのみで対応しております。
またデザインや専門職は、結婚や出産、介護を機に企業で勤務することが困難になった方々が当社のオンラインワークでご活躍いただいております。
Q 料金プランは変更できますか？
ノンコアは使い切りチャージ型の料金プランで利用期限もございません。そのため、プランの変更はあらかじめご購入いただいたプランを使い切るタイミングで、新しいプランを追加チャージするという形で変更することが可能です。
Q 個人事業主や個人でも申し込めますか？
お申込みいただけます。弊社では契約に関して法人・個人などの規定は設けておりません。
Q 個人情報の取扱いについて教えてください。
ご記入いただいた個人情報については、適切に管理し、法令等による場合を除き、ご本人の同意なく第三者に開示、提供することはございません。
Q 対応いただける時間帯を教えてください。
平日9：00～18：00を対応時間とし、土日祝日（年末年始・ゴールデンウィーク・お盆）は基本休業とさせていただきます。
年末年始・ゴールデンウィーク・お盆の休業日程に関しては、HPにてお知らせいたします。
またご依頼の返信に関しまして、時間外にご連絡いただいたものに対してはディレクターからの返答は翌日以降になりますのであらかじめご了承ください。
Q お支払い方法について教えてください。
お支払いに関しては、（HPにて）お申込みいただいた月末締めの翌月末払いでお願いしております。またプランによっては分割などの自動振替によるお支払いも可能です。
Q オフラインの業務を依頼することはできますか？
運営を福岡市内で行っている為、福岡市内または近郊のご依頼は可能です。対応業務は、ファイリング・印刷・資料の電子化・郵送物の発送などオフラインにて行っています。詳細はお問合せ下さい。
Q 翻訳作業は可能でしょうか？
一部言語の対応（英語・韓国語・中国語）は可能です。
Q コミュニケーションはどのような方法で取ればいいですか？
Chatworkを中心にコミュニケーションを取ります。もしお客様のご希望のツールがございましたら可能な限り対応致します。
Q 担当するディレクターが、お休みだった場合はどうなりますか？
クライアントごとに同じチームメンバーで情報を共有しておりますので、ディレクターが休みであってもしっかりとサポートいたします。ご安心ください。
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